Los sellos digitales de tiempo aportan valor y respaldo jurídico a las transacciones digitales garantizando el momento exacto en el que ha ocurrido un suceso electrónico, ya sea la firma de un contrato, una transacción comercial de compra venta, o la certificación de la validez jurídica de un documento digital generado a partir de uno físico.

En los procesos de digitalización certificada de documentos el sello digital de tiempo se utiliza para generar la Constancia de Conservación de dichos documentos a fin de garantizar mediante una fecha cierta que el documento digital ya existía en el momento indicado por el sello digital de tiempo.

¿Sabes cómo funciona este proceso? ¿Cómo se obtienen esos sellos digitales para tus documentos? ¿Qué beneficios le puede ofrecer a tu empresa? Aquí te explicamos cómo puedes sacar el mayor beneficio de estos servicios de confianza digital.

¿Qué es un sello digital de tiempo?

Un sello digital de tiempo es el registro del momento exacto de un dato electrónico. Este sello también es conocido como “TimeStamping” y puede considerarse un recibo electrónico del día, hora, minuto y segundo de un suceso digital.

Dicho suceso puede ser la firma de un contrato, la facturación electrónica, transacciones de comercio electrónico, trazas logísticas, visado electrónico, y muchas otras.

¿Qué es una constancia de conservación de datos?

La constancia de conservación es un documento electrónico generado a partir de un mensaje de datos o archivo, con el principal objetivo de almacenarlo a lo largo del tiempo, garantizando que el contenido del documento no haya sido alterado.

Esta constancia es remitida al propietario del documento, y es la que le permite acreditar ante terceros la originalidad e integridad del documento a partir de la fecha, hora, minuto y segundo de emisión de la constancia garantizado por el sello digital de tiempo.

El sello digital de tiempo dentro de la NOM151

La NOM151 que es la norma mexicana que establece los protocolos que deben observarse para la legítima digitalización de documentos establece que dichos documentos deben contar con una constancia de conservación garantizada por uno o mas sellos de tiempo que a su vez garantizan la integridad del documento digital desde la fecha, hora, minuto y segundo de su emisión.

Para las empresas que se encuentran en procesos de digitalización de sus documentos los sellos digitales son elementos vitales para la certificación jurídica de los mismos a fin de garantizar su originalidad e inalterabilidad.

El sello digital de tiempo es emitido por una entidad certificadora y en el caso de México se trata de la Secretaría de Economía o un por Tercero Legalmente Autorizado. Su función es la de marcar la hora y la fecha exacta desde la última modificación que sufrió el documento o mensaje de datos asegurando su inalterabilidad a lo largo del tiempo.

¿Cómo se obtiene un sello digital de tiempo como constancia de conservación de documentos digitalizados?

Entender el proceso es relativamente sencillo y consta de 5 pasos:

  1. Primero, la empresa o persona interesada solicita al Proveedor de Servicios de Certificación un sello de tiempo para un documento en específico.
  2. En el dispositivo desde el cual se hace la solicitud se genera un comprobante digital de dicha petición.
  3. Esta solicitud es enviada al PSC quien se encarga de validar que la longitud de la huella digital del documento digitalizado corresponda con el algoritmo utilizado para su generación y emite el sello de tiempo que contiene la hora, la fecha y la firma electrónica del mismo PSC.
  4. Finalmente, el sello de tiempo es enviado a la empresa o persona que lo solicitó. Y en caso de que sea necesario, se realiza el registro para futuras revisiones.
  5. El sello digital de tiempo es la prueba legal de que el documento existe desde la fecha y hora asentada en el mismo sello.

Es importante mencionar que la vigencia de las constancias de conservación de documentos garantizadas con el sello digital de tiempo es de por lo menos 10 años a partir de su emisión. El interesado podrá decidir la extensión de dicha vigencia de acuerdo a la naturaleza de su información.

Sin duda, la certificación digital de documentos y firmas electrónicas es una de las prácticas que más requerimientos recibe en la actualidad ya que se ha convertido en una forma de validar y proteger nuestros datos en una sociedad cada vez más orientada hacia los procesos automatizados y las transacciones digitales.

El uso del sello digital de tiempo puede ser una gran solución para cientos de empresas, que todavía se encuentran en la incertidumbre digital, reciben ataques a su confidencialidad o necesitan reforzar su seguridad para comprobar la legalidad de sus operaciones. CertiMach experto en servicios de confianza digital puede asesorarte en su implementación.

¿Qué ventajas ofrece el sello digital de tiempo?

servicios de confianza digitalAl agregar mayor seguridad a las transacciones comerciales, el sello digital de tiempo se convierte en un aliado para evitar fraudes y como prueba en procesos legales. Con el “timestamping” se incrementa la confianza en la legalidad de las transacciones y le otorga al comerciante un argumento jurídico en caso de litigio. Es por ello que una de sus principales aplicaciones está ligada a la facturación electrónica.

Para cualquier transacción digital o proceso de digitalización certificada documental los sellos de tiempo ofrecen los siguientes beneficios que vale la pena aprovechar:

  • Confianza y autenticidad en los diferentes procesos y transacciones comerciales y jurídicas.
  • Seguridad frente al fraude, la manipulación ilícita de documentos y la falsificación.
  • Confidencialidad y trazabilidad en las negociaciones con otras empresas.