En este año 2020, la realidad nos ha sorprendido a todos. Las empresas y organizaciones se han visto obligadas a adaptarse a la nueva normalidad y a la incertidumbre de un futuro desconocido.

Luego de la pasada emergencia sanitaria y de la adaptación al trabajo desde casa, las relaciones comerciales a distancia han generado la necesidad de nuevas formas de respaldar las transacciones digitales y los documentos comerciales que de ellas se derivan, un ejemplo de esto serían las órdenes de compra, pagarés, notas de crédito, contratos y en general todos los documentos que emanan del código de comercio.

Afortunadamente en México ya se tenía un avance importante en la definición y aceptación de normas para la validación jurídica de las copias digitalizadas de documentos comerciales. En nuestro país, estos procesos están regulados por la NOM151 que define las reglas para la digitalización certificada y la conservación de mensajes de datos o archivos.

¿Qué es la NOM-151?

La NOM151 es la Norma Oficial Mexicana emitida por la Secretaría de Economía que establece los requerimientos técnicos indispensables para brindar certeza jurídica y valor probatorio a largo plazo para todos aquellos documentos digitales que emanan del código de comercio. Esta norma garantiza que los documentos digitales son auténticos y valen como copias fieles de sus originales físicos. Estos documentos electrónicos son avalados mediante una Constancia de Cotejo.

¿Cómo se obtienen las Constancias de Cotejo bajo la NOM-151?

Confianza Digital Servicio de Cotejo de documentosLa Constancia de Cotejo acredita la integridad del mensaje de datos o archivo obtenido a través de la aplicación de una firma electrónica y un sello digital de tiempo (Time Stamp) que permitirá asegurar la inalterabilidad del archivo a lo largo del tiempo.

La Constancia solo puede ser emitida por un PSC (Proveedor de Servicios de Certificación) acreditado por la Secretaría de Economía como TLA (Tercero Legalmente Autorizado). CertiMatch cuenta con el respaldo de EDICOM primer TLA autorizado en México para emitir dichas constancias así como sellos digitales de tiempo.

Como ya hemos mencionado, estas constancias son de gran importancia en un momento en el que las empresas y las relaciones comerciales se han visto transformadas y redefinidas por el fenómeno de la distancia social impuesto por la pandemia de COVID 19. Pero ¿sabes en qué beneficia realmente a las empresas de comercio la migración hacia documentación digital aplicando la NOM151? A continuación te mencionaremos algunas de esas ventajas.

Ventajas de la NOM-151 en las actividades mercantiles

1.- Genera Confianza

El valor de la migración de las organizaciones hacia los proceso digitales es muy grande en la actualidad. En el contexto del distanciamiento social las empresas han tenido que implementar una serie de medidas orientadas a prestar cada vez mejores servicios teniendo en cuenta la distancia social.

Un problema que plantea esto es la capacidad que se tiene de enviar y recibir documentos comerciales que tengan validez jurídica a través de los medios electrónicos en medio de la pandemia. Es aquí donde entra en juego un elemento importante: el de la confianza que deben generar esta documentación.

Esta es precisamente una de las razones por las cuales se ha hecho necesaria la certificación de las copias digitales mediante la NOM151, a fin de establecer entre las partes la misma relación de confianza que se produce cuando se cuenta con los documentos en formato físico.

2.- Ahorra recursos

Otra gran ventaja que salta a la vista en relación a la documentación digital certificada es la del espacio físico y la administración. Las organizaciones, al implementar la migración a estos formatos, verán optimizado el uso del espacio físico en la empresa así como los tiempos de búsqueda y catalogación de los documentos comerciales relacionados con cada una de sus operaciones.

Esta optimización trae consigo un ahorro significativo de dinero para las empresas, tanto en el alquiler y uso de sus almacenes de archivo físico como en un empleo más racional de los recursos humanos para el archivado y la clasificación de los documentos. Como parte de la reformulación de los roles en las empresas producto de la nueva normalidad, este será un punto importante a considerar.

3.- Brinda respaldo jurídico

Las copias digitales debidamente certificadas son las únicas que tendrán validez universal para todo tipo de fines jurídicos, ya que son las únicas cuya autenticidad se puede comprobar gracias al uso de herramientas informáticas. Si bien la transición está en marcha, llegará el momento en el que las empresas deban obligatoriamente que optar por esta modalidad, debido a las exigencias de los diferentes marcos legales.

4.- Mejora la gestión medioambiental

Por último y no menos importante, está el tema ambiental. Un menor uso de documentos en papel, con una reducción significativa del espacio representará una mejora importante en el impacto que las empresas tienen en el medio ambiente. Si bien se mantiene el consumo energético para la alimentación de las redes informáticas, con la implementación de estrategias de energías alternativas esto puede llegar a equilibrarse para así lograr una gestión medioambiental cada vez más eficiente.

A grandes rasgos estas son algunas de las grandes ventajas que ofrece a las empresas y organizaciones en México la aplicación de la NOM151. En el actual contexto de incertidumbre es preciso prever un futuro en el que lo digital prive sobre la experiencia directa, tanto en el trato personal como en las relaciones comerciales. Por lo que la implementación de estos lineamientos será, en definitiva, un proceso tan natural como inevitable.