El uso de documentos digitales se vuelve cada vez más común en el día a día, pero esto conlleva al uso de distintos mecanismos de verificación. La fecha cierta como herramienta de confianza digital aporta validez jurídica a los documentos electrónicos generados en los procesos de digitalización de documentos bajo la NOM151.

La digitalización certificada de documentos bajo la NOM151

Para nadie es secreto que, de a poco, el uso del papel y la tinta va quedando en el pasado. Los documentos digitales y el uso de herramientas de confianza digital son la nueva realidad y cada vez son más comunes.

Es por este motivo que ha aumentado en inmensa medida la contratación de servicios como la digitalización de documentos.

Algunas empresas destacan por el servicio de digitalización certificada de documentos. Esto consiste en tomar los documentos en papel y generar una copia electrónica fiel y con valor legal y probatorio.

Para cumplir con esta labor, más allá de pasar el documento al formato digital, se usan distintos herramientas de certificación como son las firmas digitales, los sellos de tiempo y, por supuesto, la fecha cierta.

La digitalización certificada de documentos lleva a la necesidad de utilizar distintos mecanismos de comprobación. Cada país posee sus propias normativas con respecto a las herramientas de certificación digital. La legislación mexicana, por ejemplo, contempla el uso de la fecha cierta como uno de los posibles mecanismos de validación de documentos digitales.

El uso de estas herramientas dependerá al cien por ciento de las legislaciones de cada país. En el caso puntual de México, el uso de estos sellos de confianza en la digitalización certificada de documentos, está contemplado en la NOM 151 del Código de Comercio.

Fundamento legal del uso de la fecha cierta

Para que un documento digital tenga valor probatorio es necesario que este cumpla con una serie de requisitos. Por lo general, se solicitan herramientas de confianza digital para que quien reciba dicho documento tenga total certeza de su veracidad.

En México, la NOM 151 es la norma que determina cuáles son las características que debe cumplir cualquier documento digital para que este adquiera validez jurídica. Es decir, que determina todas las pautas para el uso de constancias de conservación de documentos.

De este modo, cualquier persona o empresa que pretenda usar documentos digitales en suelo mexicano deberá mantenerse dentro del marco establecido por el Código de Comercio con la NOM 151. En ese sentido, la fecha cierta forma parte fundamental de la digitalización certificada de documentos.

¿Qué es la fecha cierta?

Al hablar de fecha cierta nos referimos a una certificación digital que deja constancia de la fecha en la que se emitió y se firmó un documento.

Una de las principales preocupaciones que tienen las personas que desconocen el funcionamiento de las normativas que rigen en la certificación digital de documentos, es lo fácil que puede resultar hacer una falsificación. Pero, con la fecha cierta se garantiza, de esta manera, que un documento no fue alterado luego de su emisión.

Esto toma especial importancia para todos esos documentos que tienen carácter legal o jurídico. Esto porque las autoridades deben tener garantía de la veracidad e inalterabilidad de un documento.

La obligatoriedad de la fecha cierta en México se remonta a octubre del año 2019. Fue en ese momento que la Segunda Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación determinó que todos los documentos privados que fueran presentados por contribuyentes ante la autoridad fiscal deben cumplir con el requisito de la fecha cierta.

¿Por qué validar los documentos digitales con fecha cierta?

Al hablar en términos legales, está claro que es necesario la certificación de fecha cierta a la hora de presentar documentos digitales ante entidades u organizaciones oficiales. Así lo determina la NOM 151. Sin embargo, existen otros motivos por los que deberías usar fecha cierta en la digitalización certificada de documentos.

  • Con el uso de la fecha cierta, la gestión de la información por medios electrónicos se torna mucho más ágil y eficaz. Esto favorece notablemente a la productividad.
  • Contar con la fecha cierta en los documentos digitales permite ahorrar tiempo operativo. Si tomamos en cuenta que el tiempo es dinero, esto ayuda en cierta medida a recortar gastos.
  • El uso de la fecha cierta dará validez a todos tus documentos digitales en territorio mexicano. Esto, por consiguiente, te ayudará a ser más organizado, prescindiendo totalmente del uso del papel. Al no tener que usar documentos físicos, ahorrarás espacio, dinero en papel e impresiones. También contarás con espacios mucho más ordenados, pues eliminarás la necesidad de almacenar papel.

Una vez tengas las certificaciones digitales correspondientes en todos tus documentos, tendrás la certeza de contar con todo lo que necesitas a la hora de que se presente un problema legal o requerimiento fiscal.

Muchas veces, las personas o empresas requieren la presentación de documentos de urgencia y pierden tiempo y dinero al no contar con las herramientas de confianza digital necesarias.

Si el SAT tuviera que realizar una auditoría, solo le reconocerá valor probatorio a los documentos digitales que cuenten con una certificación digital.

Era digital y nuevas metodologías de trabajo

Con la llegada de la era digital, es cada vez más común que las personas y empresas cambien toda su metodología de trabajo para adaptarse a las nuevas tendencias.

Es una realidad que el uso del papel está quedando en el pasado. Por ello, debes estar al tanto de cómo digitalizar tus documentos y qué certificados digitales requieres para que todos tus documentos tomen valor probatorio y validez a nivel legal.

Por medio de este tipo de herramientas de certificación digital, no solamente podrás presentar documentación digital ante organismos oficiales y compañías, sino que también podrás evitar ser víctima de fraudes o estafas.

Si requieres asesoría en el uso e implementación de la fecha cierta para tu empresa, agenda una cita con un experto en confianza digital hoy mismo.