Las herramientas de confianza digital se han convertido en algo necesario en el derecho mexicano. Por esto te explicaremos para qué utilizan los abogados la fecha cierta.

La llegada de los documentos y firmas digitales ha tenido un gran impacto en casi todos los ámbitos. Estas nuevas metodologías han cambiado incluso la forma en la que se controla la legalidad de ciertos procedimientos. Por esto, los abogados se han visto en la necesidad de adaptarse y a usar nuevas herramientas de certificación como la fecha cierta.

Vale resaltar que la pandemia aceleró el uso de los medios digitales por parte de las personas y empresas. De hecho, hoy día son más las compañías que dejan a un lado los documentos en papel y migran toda su metodología a sus equivalentes digitales.

La documentación y las firmas han sido de los elementos que más se han visto impactados a causa de la evolución hacia lo digital. Si bien a día de hoy se siguen utilizando los documentos físicos, lo cierto es que resulta cada vez más común ver documentos digitales tanto entre privados como en organismos gubernamentales.

La utilización masiva de este tipo de documentos y certificaciones ha llevado a los organismos legislativos de cada país a incluir nuevos marcos legales. De esta forma, buscan estandarizar el uso de este tipo de documentación.

En México, el Código de Comercio contempla el marco legislativo para el uso y regulación de los documentos digitales en la NOM 151. En esta se especifican todos los parámetros que debe seguir una persona o empresa para que sus documentos y firmas digitales tomen carácter legal.

Uno de los puntos más importantes de la NOM 151 en territorio mexicano, es la obligatoriedad de la fecha cierta.

¿Qué es la fecha cierta?

La fecha cierta es una herramienta digital que permite demostrar que un documento fue emitido y firmado en una fecha determinada. De esta manera, esta herramienta de confianza digital no solo da fe de que el documento es verídico, sino también que no ha sido modificado luego de su firma.

Gran parte de la preocupación de muchas personas y empresas a la hora de adaptarse a la documentación digital es el riesgo a las falsificaciones. Por medio de la NOM 151, es posible tener certeza de la veracidad e inalterabilidad de un documento por medio de sellos como la fecha cierta.

El cambio en las legislaciones para establecer un marco normativo para el uso de documentos digitales ha impactado al ejercicio del derecho.

Claramente, un cambio de leyes afecta de forma directa a los abogados. Los profesionales del derecho están constantemente adaptándose a la evolución de las legislaciones y la inclusión de un reglamento para el uso de la fecha cierta y otros sellos digitales son solamente un ejemplo de esto.

Fecha cierta ante el SAT

Uno de los organismos que exige el uso de la fecha cierta es el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

En México, así como ocurre en muchos otros países, resulta lamentablemente común que personas y empresas simulen u oculten transacciones para poder sacar beneficios fiscales de manera ilícita.

Es por esto que, en sus auditorías, el SAT suele hacer petición de la fecha cierta para tener una constancia de que un documento fue emitido y firmado en una fecha determinada.

De esta manera, se busca eliminar las evasiones fiscales, los fraudes y las estafas por medio de la documentación digital.

Ahora, las empresas que hacen la migración de toda su documentación a su equivalente digital deben tener en cuenta la necesidad de contar con todos los certificados y sellos que avalen la veracidad de sus documentos contables.

Rol de los abogados

Tal y como mencionamos anteriormente, los abogados se han convertido en personas clave en esta transición a la documentación digital. Hoy en día, son muchos los problemas legales que se presentan por el incumplimiento de los requisitos a la hora de presentar documentos electrónicos.

Los abogados, al igual que los contadores, han tenido un arduo trabajo para ayudar a los clientes a justificar sus movimientos durante las auditorías del SAT. Esto también aplica para otros organismos oficiales e incluso otras empresas o sociedades.

En cuanto al uso de la fecha cierta, es responsabilidad de los abogados el verificar que cada una de las transacciones o cada uno de los documentos que se emitan cumplan con el requisito de la fecha cierta o del resto de los parámetros que contempla la NOM 151.

De esta manera, en caso de que el SAT inicie alguna auditoría sobre tus movimientos, será posible justificar cada una de las transacciones realizadas. Un abogado actualizado en este nuevo marco legal puede ser esencial para evitar tener algún problema con la autoridad fiscal mexicana.

La fecha cierta de los documentos será la prueba fundamental que usen los abogados a la hora de enfrentar alguna auditoría o litigio. La fecha cierta es una herramienta que otorga valor probatorio a los documentos, dando fe de su veracidad y de que no fueron alterados.

Esto no solo abarca los documentos que emita de forma digital el propio cliente, sino también los que él reciba.

Como ya se dejó claro, la migración de documentos del papel a lo digital ha disparado las falsificaciones y las estafas. Con ayuda de un buen abogado, es posible detectar las inconsistencias o falta de certificados de documentos electrónicos.

De esta manera, se puede elevar una denuncia formal ante las autoridades competentes por el incumplimiento de la NOM 151.

Utiliza la fecha cierta

La fecha cierta, más allá de ser una gran herramienta que aporta validez y transparencia a tus documentos y firmas digitales, es un requisito para poder presentar documentos ante organismos oficiales.

Es necesario que todas tus firmas electrónicas cumplan con los requisitos de la NOM 151, para poder tener valor probatorio.

Lo más recomendable es consultar con un abogado especializado en el tema para no pasar por alto ningún detalle sobre el marco legal. Esto engloba tanto la fecha cierta como otro tipo de sellos o herramientas de confianza digital.

Si requieres asesoría en el uso e implementación de la fecha cierta para tu empresa, agenda una cita con un experto en confianza digital hoy mismo.