Muchas veces te ha sucedido. Es necesario consultar un documento importante, un contrato o un pagaré y la búsqueda entre el montón de papeles se convierte en una verdadera hazaña, que además de engorroso hace perder tiempo en la toma de decisiones o en el accionar empresarial. Acceder a un documento oportunamente puede marcar la diferencia entre un buen servicio y un cliente perdido.

Para resolver la acumulación de papeles en una oficina y la necesidad de integrar personal para gestionar estos documentos ha sido propuesta, ahora de manera oficial, la digitalización certificada de toda la documentación empresarial.

¿Perdería valor o aumentaría el riesgo de estafa el uso de documentos digitales? Precisamente, para evitar ambas situaciones, se ha estructurado un sistema de gran seguridad y eficiencia cuando se trata de avanzar un paso hacia la transformación digital.

¿En qué consiste la digitalización certificada de documentos?

Es el proceso de migración de toda la documentación en papel hacia plataformas digitales que mantengan el valor probatorio de los documentos.

El objetivo de esta práctica empresarial es optimizar procesos y reducir costos por impresiones, así como desprenderse de la necesidad de una bodega para el almacenamiento de archivos. En la actualidad, resulta una ventaja competitiva que permite a las empresas obtener numerosos beneficios.

Aunque es una tarea que requiere de planificación y de un riguroso control sobre la información, muchas empresas, al notar la deficiencia de sus procesos fiscales o comerciales, han decidido dar ese paso que los acerca hacia una gestión más eficiente de la información confidencial, los registros de las transacciones, la certificación del aprendizaje, empleando firmas digitales y trabajando en conjunto con empresas dedicadas a la digitalización certificada.

¿Qué ventajas ofrece la digitalización certificada?

La divulgación de documentos confidenciales o el extravío de archivos son males cotidianos en una empresa, los cuales pueden ser resueltos con la digitalización certificada. Primero de los documentos constitutivos, y posteriormente de todos los documentos involucrados en los procesos de la empresa.

Al contar con un respaldo digital que además tenga la misma validez frente a las autoridades competentes es posible beneficiarse de la siguiente manera:

  • Equivalencia funcional y garantía de legalidad: Los documentos electrónicos resultantes del proceso de digitalización certificada producirán los mismos efectos que los documentos en papel que les dieron origen y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio.
  • Aumenta la productividad: La razón es que los empleados no tendrán que gastar tiempo en una búsqueda incierta, así que podrán dedicarse a otras tareas. Además, no tardará lo mismo teclear una fecha para dar con un archivo, que rebuscar entre carpetas y cientos de copias.
  • Control preciso de cada movimiento: Podrás saber en qué estado se encuentra el archivo, identificar a quienes obtienen copias o las han modificado e incluso la hora en la que se creó.
  • Consultas en tiempo real y de forma remota: Acceso desde cualquier dispositivo y facilidad para compartir sin depender de un espacio físico o empleado, tampoco importarán los horarios, así que facilitará la toma de decisiones y la dirección de equipos.
  • Automatización de tareas: Teniendo la información precisa en el momento necesario y de forma regular ayuda a predecir y adelantarse a resultados con el fin de programar acciones.
  • Reducción de presupuesto general: No más gastos en papel, reparación de impresoras o tinta, tampoco ocupará espacio todo el material de oficina dedicado a estas impresiones. Con tener acceso a una computadora o teléfono inteligente bastará.
  • Seguridad y confidencialidad: Tienes la opción de cifrar tus documentos o simplemente otorgar el acceso a quienes sea necesario. De esta manera es posible reducir la exposición a estafas y otros procesos fraudulentos.

Importancia del proceso de digitalización en una empresa

No se trata, por ahora, de una exigencia ni mucho menos y puede que muchas empresas no se fijen en esta medida por dudas en su rentabilidad. Pero esto es solo en apariencia, la digitalización certificada implica un buen manejo de la información y esta gestión también es una muestra del compromiso empresarial por integrarse a plataformas digitales para brindar el mejor servicio.

Una empresa preocupada por la confidencialidad y protección de los datos tanto de los clientes como de los empleados en procesos internos o externos gana prestigio.

Sumado a esto, la preservación es otro elemento a destacar de esta digitalización, pues no habrá preocupación por el deterioro o extravío de los documentos. También el medioambiente percibirá la huella que dejará la futura migración de toda esta documentación. Y por si fuera poco, la posibilidad de compartir y ubicar estos documentos transformará para siempre la visión de los procesos burocráticos, empresariales o comerciales.

Realmente los beneficios principales de la digitalización certificada serán mucho más evidentes en la práctica, debido a que serán los empleados que a través de sus resultados pongan en evidencia la diferencia entre el papel y los documentos digitales. En este sentido, la NOM-151 es una respuesta clara a las exigencias del sector empresarial frente a las transacciones comerciales y gestiones con entes regulatorios.

Resumen
Sustituye el papel por documentos digitales con valor legal
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Sustituye el papel por documentos digitales con valor legal
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El objetivo de esta práctica empresarial es optimizar procesos y reducir costos por impresiones, así como desprenderse de la necesidad de una bodega para el almacenamiento de archivos. En la actualidad, resulta una ventaja competitiva que permite a las empresas obtener numerosos beneficios.
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