La digitalización de los procesos ha llevado a cambiar la forma de verificar sellos y firmas en México. Gracias a la NOM-151, herramientas de confianza digital como las constancias de conservación proporcionan certeza de autenticidad a los documentos digitales.

Los documentos, firmas y sellos digitales se han convertido en la nueva normalidad en diferentes procesos administrativos y corporativos. Esto ha llevado a las autoridades a desarrollar normativas que avalen ciertas herramientas que permitan verificar la integridad de los documentos digitales.

En México, es cada vez más común encontrar empresas que migran toda su documentación y contratos al formato digital. Esto requiere un proceso de verificación de datos que de fe de su integridad. Las constancias de conservación cumplen con esta función.

Es justo en este contexto que entra la NOM-151. Esta es la regulación que determina todas las características, que obligatoriamente, deben tener las constancias de conservación para la validación de documentos y firmas electrónicas. Es decir, la NOM-151 establece el marco regulatorio para la firma y utilización de documentos electrónicos.

La regulación incluye desde cartas, comunicados, contratos, convenios, compromisos y distintos tipos de documentos digitales que puedan requerir de algún tipo de verificación.

¿Qué son las constancias de conservación?

Al momento de recibir un documento firmado o sellado de manera electrónica, es necesario contar con algún tipo de garantía de que no haya sido alterado luego de la firma.

Para poder tener garantías de que un documento digital no ha sufrido ningún tipo de alteración luego de su emisión, es necesario contar con certificados de confianza digital como las constancias de conservación. Estas herramientas permiten a la persona u organismo que recibe el documento tener la certeza de la autenticidad del mismo.

Según el Código de Comercio, toda la información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos es denominada como mensajes de datos.

Todas las personas y empresas que realizan operaciones con terceros por medio de mensajes de datos, tienen la obligación de conservar los mensajes de datos originales de forma íntegra.

De acuerdo con la NOM-151, para poder conservar correctamente los mensajes de datos tiene que ser emitida una constancia de conservación. Estas contendrán uno o varios sellos de tiempo que serán los que den garantía de que los mensajes de datos no han sido alterados tras su emisión.

Desde la mirada de las autoridades, las constancias de conservación son la garantía de la existencia de dichos mensajes de datos, y la prueba de su integridad y autenticidad.

¿Cómo se obtiene una Constancia de Conservación?

La constancia de conservación la otorga un Prestador de Servicios de Certificación (PSC), que es la persona moral o física autorizada por la Secretaría de Economía para emitir estas constancias.

El PSC recibe el hash del documento, que es una especie de huella digital del mismo y que se obtiene por medio de un algoritmo cifrado. Una vez que cuenta con el hash, el PSC emite un sello digital que incluye la fecha y hora exacta de su recepción, además de su propia firma inalterable.

Tres posibles usos de las constancias de conservación

Son muchos los interesados en las constancias de conservación. Sin embargo, dadas las actividades y funciones que desarrollan los abogados, contadores y las empresas, el uso de las constancias de conservación es fundamental.

Abogados

Uno de los beneficios más importantes de las constancias de conservación es que suman certeza de autenticidad a los actos de comercio y pueden ser utilizadas como prueba legal en un juicio.

Este tipo de tecnología permite mitigar falsificaciones y fraudes, lo que es sumamente útil para un abogado a la hora de abordar un asunto jurisdiccional.

Las constancias de conservación pueden ser útiles tanto como muestra de transparencia de un proceso, así como para tener garantías sobre los documentos recibidos y firmados por otros. Sin duda, servirán para respaldar los instrumentos probatorios con los que se cuente.

Las Constancias de Conservación pueden ser utilizadas como prueba legal en un juicio.

Contadores

En México, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) acepta el uso de firmas electrónicas que cumplan con todo lo establecido en la NOM-151.

Hoy en día, es común el requerimiento de la fecha cierta para las diferentes operaciones comerciales de la empresas por lo que el uso de una constancia de conservación comprueba ante autoridades fiscales, legales o terceros que el documento no ha sido alterado desde el momento de la emisión de la Constancia.

Esto ha facilitado a los contadores muchos procesos, ya que el SAT admite estas herramientas quedando en la posibilidad de presentar documentos a las autoridades tributarias.

Las Constancias de Conservación dotan de fecha cierta a los documentos electrónicos.

Empresas

Para las empresas, los documentos y firmas digitales pueden cambiar la forma de hacer casi todo. Cada vez es más común ver que las compañías migran todo su papeleo físico al formato digital para poder tener una gestión mas eficiente de sus documentos.

Una empresa incluso se puede ver beneficiada a la hora de cerrar un acuerdo comercial a distancia, estampando firmas electrónicas con todos sus certificados de confianza digital con clientes o proveedores de otros países.

Las Constancia de Conservación otorgan valor legal a las versiones electrónicas de los documentos que soportan los actos de comercio.

Beneficios de las constancias de conservación

Las principales beneficios que una Constancia de Conservación otorga a los documentos digitales de una empresa son:

Inalterabilidad

Como mencionamos anteriormente, las constancias de conservación conllevan sellos de tiempo que dan garantía absoluta de que los mensajes de datos no han sido alterados.

De esta forma, los documentos electrónicos emitidos en base a la normativa del Código de Comercio en México cuentan con una herramienta que garantiza su inalterabilidad.

Confiabilidad

Las constancias de conservación no son solo de gran utilidad a la hora de emitir documentos electrónicos, sino también para recibirlos.

Siendo persona física o moral en México, tienes el derecho de exigir todos los certificados de confianza digital a la hora de recibir un documento electrónico. Solo de esta manera podrás tener garantías de que su contenido es íntegro, y que no han sido alterados tras su emisión o firma.

No repudio

Este característica disminuye las posibilidades de que una persona niegue la autoría en la firma de ordenes de compra, pagarés, contratos de compraventa o cualquier otro documento digital involucrado en una transacción comercial.

El marco legal mexicano no permite repudiar una tecnología específica que reconozca firmar electrónicamente un documento y almacenarlo.

Sin embargo, el no repudio conlleva un par de problemas por sí mismo. Deben haber garantías de que los certificados estaban vigentes a la hora de la firma, y la integridad del documento tras la firma. Esto se soluciona con una Constancia de Conservación.

Herramientas de confianza

Por medio de las constancias de conservación se puede tener una máxima garantía de la veracidad e inalterabilidad de un documento. Este tipo de certificados de confianza facilitan en inmensa medida la firma y entrega de cualquier documento.

Una vez firmado y sellado digitalmente, los documentos electrónicos son fácilmente almacenables y registrables.

En definitiva, la futura gestión de documentos por parte de las empresas, abogados y contadores está en las formas digitales. Migrar cumpliendo con la normativa respectiva es una decisión inteligente y conveniente que todo interesado debe tomar oportunamente.

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