Hoy que la pandemia ha obligado a muchas empresas a moverse a marchas forzadas hacia el mundo digital una de las mayores preocupaciones en las operaciones comerciales de las organizaciones es la de asegurar la legalidad de las transacciones digitales en todas sus fases. Por ello la importancia y prioridad que han adquirido los servicios de confianza digital.

¿En qué consisten los servicios de confianza digital?

Certificado y Firma digitalLos servicios de confianza digital permiten garantizar la fidelidad de las transacciones y documentos electrónicos, asegurando para empezar que las personas que intervienen en el proceso sean quienes dicen ser a través de sus firmas digitales.

También garantizan que los datos y documentos enviados por medios digitales permanezcan íntegros e inalterables y que la información y los datos conserven su carácter confidencial.

Finalmente aseguran que se mantenga un vínculo entre un suceso electrónico, un documento y el responsable legal de dicho suceso. Por ejemplo, el tiempo exacto de la aceptación de un contrato digital y quiénes lo firmaron.

Para reforzar la seguridad y aumentar la confianza en las transacciones comerciales, los servicios de confianza digital funcionan en cada una de las fases del proceso de validación y verificación legal.

Uno de los usos más habituales de los servicios de confianza digital es la digitalización certificada de documentos que permite que los documentos físicos sean llevados a su formato digital y adquieran la misma validez legal que los documentos originales para ser utilizados en operaciones comerciales y legales con plena validez jurídica.

Servicios de confianza digital de uso frecuente

  • Firmas electrónicas o Certificados Digitales: Su propósito fundamental es el de generan identidades digitales que permiten firmar documentos electrónicos o simplemente identifican a un individuo ante un tercero. La FIEL y la FIREL son ejemplos de este tipo de certificados.
  • Sellos digitales de tiempo: Estos sellos son cadenas de mensajes que registran el momento exacto en el tiempo (fecha, hora, minuto y segundo) asociado directa y específicamente a un suceso electrónico por ejemplo la firma de un contrato o la compra de un artículo en un sitio web.
  • Digitalización Certificada: El propósito de la digitalización certificada es dar validez jurídica a los documentos digitales, conservando su autenticidad y valor como copia fiel del documento original.
  • Constancias de Conservación: Es un documento electrónico generado a partir de un mensaje de datos o archivo, con el principal objetivo de almacenarlo a lo largo del tiempo, garantizando que el contenido del documento no haya sido alterado, garantizando su integridad.

¿Cuál es la función de los servicios de confianza digital?

La función principal de lo servicios de confianza es dar certeza legal de los elementos electrónicos que participan en una transacción comercial garantizando la integridad, autenticidad y originalidad de los mismos en el tiempo.

Los servicios de confianza digital pueden hallar tres funciones específicas dentro de las operaciones comerciales digitales:

  • Pueden servir en primer lugar como evidencia y también para llevar a cabo transacciones comerciales como la compra venta o la firma de contratos.
  • Son muy útiles en disputas por autenticidad de documentos o firmas digitales, los servicios de confianza son vitales para demostrar que un documento permanece inalterable o fue firmado por una persona en específico. También para el intercambio de información, las empresas pueden enviarse información cifrada para validar procesos.
  • Y finalmente como registro de sucesos electrónicos ya que muestran información detallada sobre la creación, modificación y pertenencia de los archivos.

¿Cómo se benefician las empresas de los servicios de confianza digital?

Aunque pueda parecer obvio, la confianza puede alterar la percepción de los negocios. Aún existe cautela por parte de algunas empresas a realizar transacciones comerciales digitales por miedo a una estafa u otros riesgos legales, estos temores deberían disminuir cuando los servicios de confianza estén presentes para garantizar cada etapa del proceso.

Este es un primer aspecto que mejora con la utilización de los servicios digitales, sin embargo, no es el único. Gracias a la digitalización certificada el engorroso proceso de registro, organización y búsqueda de documentos y demás comprobantes quedará en el pasado y los espacios físicos dedicados al almacenamiento de documentos tenderán a desaparecer.

No menos importantes son los beneficios que se obtienen al poder llevar todos los documentos de la operación de la empresa incluyendo los de los clientes en la laptop o incluso en el teléfono celular y la rapidez y la eficacia con la que se podrán hacer búsquedas sobre esta información permitiendo que la toma de decisiones sea más expedita y mejorando el servicio hacia sus clientes.

¿Por quién están avalados estos servicios de confianza digital en México?

En muchos países aún no existe reglamentación alrededor de este tipo de servicios digitales de confianza, sin embargo, México se posiciona a la vanguardia en América ya que desde hace varios años cuenta con la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 que especifica los requisitos que deben cumplirse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos.

Generalmente, este tipo de registros y transacciones se llevan a cabo bajo la jurisprudencia de entes relacionados con el comercio exterior. En México los servicios de confianza digital están avalados por la Secretaría de Economía o un Tercero Legalmente Autorizado (TLA) por la misma Secretaría. Este es el caso de Edicom primer TLA autorizado en México.

CertiMatch como partner de Edicom, se ubica a la vanguardia en el entorno de los negocios y proyectos de transformación digital en México al poder ofrecer servicios de confianza digital y digitalización certificada para todo tipo de empresas con necesidades de digitalización de volúmenes masivos de documentos.