Preguntas Frecuentes

Preguntas Frecuentes2020-08-29T13:32:13-05:00

Peguntas Frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre digitalizar documentos y la digitalización certificada?2020-04-21T13:31:06-05:00

No se debe confundir una digitalización de un documento con el proceso de digitalización conforme a la NOM151. Un proceso de digitalización es cualquier proceso por el que se convierte un formato en papel a uno digital, mediante un escaneo, una fotografía, etc. Sin embargo, de esta forma no se aplican mecanismos de seguridad e integridad que controlan el proceso ni la digitalización resultante.

La Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 establece los requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos. Gracias a un procedimiento certificado por Secretaría de Economía, los originales electrónicos resultantes obtienen las garantías necesarias para ser considerados originales electrónicos.

¿Quién garantiza el proceso de digitalización?2020-04-21T13:32:55-05:00

Dicho proceso debe ser controlado por un tercero legalmente autorizado, el cual deberá ser un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) siguiendo la metodología y procesos definidos por la NOM.

¿Qué ventajas obtiene una empresa al digitalizar sus archivos de papel?2020-04-21T13:33:28-05:00

Optimización y ahorro del espacio físico, agilidad y accesibilidad a la información, conservación de mensajes de datos con garantías de integridad y validez jurídica.

¿Qué tipo de archivos se pueden digitalizar?2020-04-21T13:34:16-05:00

Se puede digitalizar cualquier tipo de mensajes de datos y el nivel de calidad mínima será el siguiente:

  • Representaciones gráficas:200 píxeles por pulgada o superior para representaciones en blanco y negro, color o escala de grises.
  • Audio:Frecuencia de muestreo de 44.1kHz y 16 bits o superior.
  • Video:Resolución de 352 píxeles de ancho por 288 píxeles de alto o superior de acuerdo al formato CIF definido en la H.261 de la ITU.
¿Cómo se realiza el proceso si ya tengo mis documentos en un formato digital?2020-04-21T13:36:27-05:00

Para aquellos documentos que ya se encuentren en un formato digital como PDF, se debe aplicar el mismo proceso de cotejo y de firma para obtener originales electrónicos con plenas garantías. En este caso, el comerciante simplemente se ahorra el primer paso en el que debe digitalizarlos.

¿Tendrán los originales electrónicos validez jurídica?2020-04-21T13:37:09-05:00

Sí, los originales electrónicos obtenidos mediante el proceso de digitalización certificada conforme a las reglas de la NOM151 serán considerados válidos jurídicamente, puesto que se ha garantizado en todo momento la seguridad, la confidencialidad y le integridad de los mensajes de datos.

¿Deben los originales electrónicos incluir una firma electrónica?2020-04-21T13:37:42-05:00

Sí, al mensaje de datos generado a partir del proceso de digitalización se le incorporará la Firma Electrónica del Prestador de Servicios de Certificación y el sello de tiempo para garantizar la inalterabilidad del documento en el tiempo.

¿Cómo puedo almacenar posteriormente los originales electrónicos?2020-04-21T13:38:17-05:00

Para conservar los documentos en formato electrónico, el PSC debe poder prestar el servicio de emisión de constancias de conservación de mensajes de datos. Esta Constancia supone la emisión de un sello electrónico de tiempo sobre la solicitud, conformada en un formato conocido como ASN.1 que incluye al menos la huella digital del documento original obtenida tras la aplicación de uno de los procedimientos de digestión publicados por la Secretaría de Economía.

Esta constancia es remitida al propietario del documento, y es la que le permite acreditar ante terceros la originalidad e integridad del documento a partir de la fecha, hora, minuto y segundo de emisión de la Constancia.

¿Qué elementos garantizan la seguridad e integridad de los originales electrónicos a largo plazo?2020-04-21T13:39:52-05:00

Las constancias de conservación, la firma electrónica y el sellado de tiempo.

¿Cuál es el tiempo máximo por el que un documento mantiene su integridad?2020-04-21T13:40:25-05:00

El tiempo que el usuario requiera, siempre que se hayan aplicado correctamente los mecanismos de certificación y se realicen las auditorías necesarias.

¿Cuándo se puede proceder a la destrucción del documento físico?2020-04-21T13:41:03-05:00

Los documentos en soporte físico podrán ser destruidos según la naturaleza de la información, y bajo el proceso de digitalización apegados a los procesos que establece la actual NOM para otorgar integridad al mensaje de datos.

¿Cuál es el objetivo del servicio de conservación de mensajes de datos NOM-151?2020-04-21T13:43:35-05:00

Que las empresas acrediten ante cualquier tercero o autoridad que sus documentos electrónicos se han conservado íntegros y sin cambios desde la emisión de una constancia de conservación de mensajes de datos NOM151 por un PSC, aportando seguridad jurídica a las relaciones comerciales y contractuales entre partes.

¿Sobre qué documentos se puede aplicar la NOM-151?2020-04-24T12:05:32-05:00

Cualquier documento que requiera una conservación en soporte electrónico con garantía jurídica, puede ser sometido a resguardo bajo NOM151. Libros contables, declaraciones de impuestos, contratos, facturas, memorias de proyectos, especificaciones técnicas, etc.

¿Cómo opera el servicio de Conservación de Documentos Digitales?2020-04-21T13:45:03-05:00

El Servicio de Conservación de Mensajes de Datos NOM151 implica la emisión de una constancia que se expide tras la oportuna solicitud por parte del titular del documento a conservar. Esta Constancia supone la emisión de un sello electrónico de tiempo sobre la solicitud, conformada en un formato conocido como ASN.1 que incluye al menos la huella digital del documento original obtenida tras la aplicación de uno de los procedimientos de digestión publicados por la Secretaría de Economía.

¿Qué es la “Constancia”?2020-04-21T13:46:57-05:00

La constancia es el resultado obtenido tras aplicar el proceso de sellado de tiempo por el PSC acreditado sobre la solicitud de conservación. Esta constancia es remitida al propietario del documento, y es la que le permite acreditar ante terceros la originalidad e integridad del documento desde a partir de la fecha, hora, minuto y segundo de emisión de la Constancia.

¿Qué es un certificado digital?2020-04-21T13:54:40-05:00

Es un documento que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante confirmando su autenticidad.

¿Para qué sirve un certificado digital?2020-04-21T13:55:14-05:00

Permite identificar a las partes de una comunicación electrónica, intercambiar información cifrada para garantizar la confidencialidad de los datos, y firmar electrónicamente documentos para probar la integridad y procedencia de la información.

¿Qué es la criptografía de clave asimétrica o pública?2020-04-21T13:55:46-05:00

En un sistema de criptografía en el que existen 2 claves, una clave privada solo conocida por el propietario del certificado que permite cifrar datos. Otra pública que es distribuida y que permite descifrar los datos. Los pares de claves emitidos funcionan de tal manera que solo la información encriptada por la clave privada puede ser descifrada por la clave pública, y viceversa.

¿Qué es un certificado reconocido?2020-04-21T13:56:15-05:00

Se trata de un certificado en el que se exige la acreditación de la persona física o jurídica ante la autoridad encargada de expedir el certificado electrónico. Es un tipo de certificado por tanto en el que queda contrastada la identidad de su titular ante la Autoridad de Certificación, que responde ante terceros de la identidad de su titular.

¿Qué es una firma electrónica?2020-04-21T13:57:01-05:00

Es un conjunto de datos asociados a un mensaje que permite asegurar la identidad del firmante y la integridad del mensaje.

El proceso de firma se realiza mediante técnicas de criptografía asimétrica o de clave pública.

¿Para que sirve el Sellado de Tiempo (fecha cierta)?2020-04-21T13:59:18-05:00

Con el sellado de tiempo (timestamping) es posible demostrar que un documento digital o mensaje de datos ha existido y no ha sido alterado desde una fecha y hora específica.

¿Cuál es la función de la Autoridad de Sellado de Tiempo?2020-04-21T13:59:50-05:00

Una Autoridad de Sellado de Tiempo, actúa como tercero de confianza testificando la existencia de dichos datos electrónicos en una fecha y hora determinada.

¿En que puedo usar un Sello de Tiempo?2020-04-21T14:00:24-05:00

Las aplicaciones del Sello de Tiempo son múltiples, se emplea en procesos de digitalización certificada de documentos, almacenamiento seguro de todo tipo de documentos digitales, y cualquier proceso en el que sea clave “certificar” que un documento o mensaje de datos existía en un momento dado en la forma en que fue presentado a la Autoridad de Sellado de Tiempo.

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