Hoy la vida es digital, independientemente de la contingencia y del auge del home office, la tecnología hoy ha derribado fronteras geográficas, barreras culturales y abierto oportunidades de negocio para personas y empresas.

Sin embargo, hay un área en donde la transformación digital, ha sido un poco más lenta: los procesos de gestión empresarial asociados al comercio, específicamente en lo referente a lo relativo a documentación de trámites con gobiernos para importaciones/exportaciones, contratos de compra/venta y los denominados en la legislación mexicana como “actos de comercio”.

Hasta ahora, gran parte de los documentos que respaldan la autenticidad de los actos de comercio en México son archivos físicos, cuyas versiones en digital, no tenían ningún valor legal.

Con la más reciente actualización de la NOM-151, que establece los requisitos que deben observarse para conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos, se abre la opción para otorgar valor legal a documentos comerciales en formato digital.

Para ello, los documentos, tanto los de origen digital como las representaciones digitales de los documentos físicos, videos y notas de voz, deben ser validados por la Secretaría de Economía, la cual a través de un Tercero Legalmente Autorizado (TLA) emite Constancias de Cotejo y Conservación de Documentos, otorgándoles así valor legal.

Esto se traduce en beneficios tangibles para empresas que hasta el momento estaban obligadas a conservar por largos periodos de tiempo, las versiones físicas de documentos que soportaban sus actos de comercio tales como contratos o facturas, por sólo mencionar algunos.

La aplicación de la nueva norma (NOM-151 SCFI 2016) permitiría a las empresas obtener beneficios tales como:

  •  Permitir la preservación a largo plazo de los documentos de manera segura y ordenada.
  •  Facilitar la consulta de los archivos desde cualquier lugar y desde cualquier medio electrónico.
  •  Generar eficiencias, pues permite a los interesados acceder a la información contenida en sus documentos de manera inmediata con lo que mejoran los tiempos de consulta y entrega de información.
  • Reducir los costos de almacenamiento, conservación y manejo del archivo físico.
  • Garantizar el resguardo y disponibilidad de la información ante destrucción accidental de archivos físicos.

Definitivamente, las condiciones están dadas y el momento es el más oportuno para acelerar la transformación digital de su empresa y sacarle el máximo provecho a las posibilidades que ofrece la NOM-151.

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La NOM-151-SCFI-2016 acelerador de la transformación digital
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La NOM-151-SCFI-2016 acelerador de la transformación digital
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La aplicación de la norma NOM151 permitiría a las empresas obtener multiples beneficios en la habilitación de su transformación digital. Empezando por la digitalización certificada de todos los documentos de la empresa.
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