Los papeleos fiscales pueden llegar a ser procesos complejos para las empresas y personas físicas, conoce las nuevas tecnologías que permiten responder de forma digital, rápida y precisa ante un requerimiento de información o auditoría del SAT.

Se sabe que cumplir con los requisitos de la autoridad fiscal es suficiente para mantenerse dentro de la normativa. Sin embargo, el Servicio de Administración Tributaria de México (SAT) tiene potestad para solicitar a los contribuyentes aclarar sus movimientos, y es aquí donde pueden aparecer algunos problemas.

La gran mayoría de empresas cumplen correctamente con sus obligaciones fiscales, pero todo puede complicarse a la hora de comparecer con la autoridad fiscal. En muchas ocasiones los contribuyentes deben justificar sus movimientos en tiempos cortos y los documentos presentados deben contar con requisitos como la fecha cierta.

Tradicionalmente, un documento requiere de ciertas certificaciones para que obtenga un carácter probatorio. Por lo general, las fechas y las firmas son reconocidas si fueron estampadas en presencia de un notario o fedatario público. Sin embargo, muchas veces esto es un proceso muy poco práctico y generalmente oneroso.

Ahora bien, con la llegada de la tecnología se ofrecen nuevas soluciones para comparecer ante el SAT. Ahora, con firmas digitales, es posible esclarecer las situaciones ante la autoridad de forma mucho más sencilla. Esto es posible gracias a la NOM-151.

Es común que la autoridad fiscal solicite a las empresas distintos documentos para acreditar ciertas actividades, por lo que todos los documentos deben ser fácilmente verificables.

La NOM-151

La Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, conocida como NOM-151, es una norma emitida por la Secretaría de Economía. Esta fue creada para regular los contratos comerciales realizados de forma electrónica, así como su almacenamiento y conservación.

A través del uso de los diferentes instrumentos de confianza digital podemos acreditar la fidelidad y autenticidad de las operaciones. Esto no se limita a un documento, sino que se extiende a toda una transacción digital.

Constancias de Conservación

Dentro de la NOM-151 se mencionan las Constancias de Conservación de mensajes de datos. Estas son instrumentos de confianza digital regulados por dicha norma.

Estas constancias garantizan que el documento que fue emitido no ha sufrido alteraciones a partir de una fecha determinada. De esta manera, ampara la existencia de un documento electrónico en una fecha jurídicamente cierta. Es por esto que también se usan para acreditar la fecha cierta de cualquier documento.

La misma Prodecon (Procuraduría de la Defensa del Contribuyente) propone las constancias de conservación para poder agregar fecha cierta a los documentos electrónicos.

Las Constancias de Conservación, al igual que los sellos de tiempo y los certificados digitales son herramientas de confianza digital basadas en la NOM151 que garantizan la validez jurídica de los documentos y transacciones digitales.

¿Qué hace CertiMatch?

CertiMatch ofrece soluciones de confianza digital para brindar un servicio preventivo para responder a requerimientos del SAT.

Como ya se mencionó anteriormente, cumplir con la normativa fiscal no es simplemente declarar y realizar el pago de impuestos, sino también saber responder al SAT a la hora en que la autoridad solicite alguna aclaración. Es decir, comparecer ante el SAT de la forma en la que el organismo lo requiere.

Es por esto que CertiMatch ofrece a los contribuyentes un servicio de prevención. O sea, la correcta organización de documentos digitales para poder responder ante el SAT de forma rápida y precisa cuando este lo requiera.

Para esto, la empresa toma de los contribuyentes cualquier tipo de documentación comprobatoria (libros contables, pólizas contables, contratos, memorias de proyectos, comunicaciones, etc.), y los procesa digitalmente para que mediante un proceso de certificación adquieran el valor probatorio que requiere la autoridad fiscal.

La empresa estudia caso por caso para saber exactamente cuál es la acción a tomar para la digitalización de documentos. Así los documentos físicos pueden requerir certificados digitales, sellos de tiempo, constancias de conservación o digitalización certificada.

CertiMatch usa una plataforma que permite hacer esta clase de certificaciones de forma sencilla, ya que estos procesos pueden contar con cierto grado de complejidad.  Una vez hechos todos los procesos de verificación digitales, los contribuyentes obtienen las Constancias de Conservación de los documentos.

¿Qué beneficios trae la NOM-151

Dando valor a este tipo de certificaciones, son muchos los beneficios para los contribuyentes a la hora de comparecer ante el SAT.

En primer lugar, está la reducción de costos. Las Constancias de Conservación cuestan mucho menos dinero que una certificación hecha por un notario público. A esto se le añade que las partes involucradas no están obligadas a presentarse con el notario, ya que se hace por la vía digital en respeto de los estatutos de la legislación fiscal.

La facilidad para obtener certificados digitales hace que sean una opción más que viable para prevenirse a dar respuestas al SAT. Es importante recalcar que los documentos digitales con sus correspondientes constancias tienen validez jurídica y pueden ser presentados como prueba en un juicio.

En el caso puntual de México, es la Secretaría de Economía a través de un Tercero Legalmente Autorizado (TLA) quién acredita estas Constancias de Conservación, así como el resto de las certificaciones.

También existen marcos legales que, dependiendo del caso, pueden dar validez internacional a este tipo de documentos. Distintos tratados y acuerdos internacionales reconocen este tipo de documentos como válidos.

En conclusión, los documentos digitales pueden ser la gran solución para los contribuyentes para anticiparse a las peticiones del SAT. Las Constancias de Conservación adjudican fecha cierta a todos los documentos, siendo económicas y válidas a la hora de presentarlas a la autoridad fiscal.

Las grandes empresas incluso están haciendo una migración masiva de documentos a lo digital por medio de procesos similares a este. Esos procesos dan máxima garantía de su veracidad, siendo totalmente infalsificables.