En un contexto que evidencia cada vez más la necesidad de plataformas, herramientas y técnicas digitales que acompañen los procesos jurídicos y comerciales de las empresas, la certificación digital es un punto de anclaje sobre el que muchos sectores han visto una solución para diversos problemas.

Hoy en día, la productividad y la eficiencia de las transacciones comerciales puede ser asegurada por los representantes empresariales, aunque a un alto costo. Esto debido a que el riesgo de fraude y otras actividades ilícitas puede afectar los resultados en procesos comerciales, haciéndolos lentos y engorrosos. En ese sentido, la digitalización certificada ha arrojado luz sobre este punto débil de muchas empresas.

¿Qué es la digitalización certificada?

Confianza Digital Servicio de Gestión de documentos electrónicosAnteriormente, cuando se respaldaban los contratos en copias digitales, nos referíamos a un proceso de digitalización de documentos. Hoy en día este proceso de digitalización abarca más aspectos porque se trata de transformar a medios digitales no solo toda la documentación de una empresa conservando su validez legal sino también los procesos.

En pocas palabras, la digitalización certificada genera una copia fiel y con el mismo valor legal que un documento en papel y permite prescindir de la necesidad de un espacio físico para almacenar o conservar los archivos para su periódica revisión. Esto es posible gracias a un proceso homologado con los representantes tributarios. En el caso de México se trata de la Secretaría de Economía a través de la figura del PSC “Proveedores de Servicios de Certificación” con facultades de  “Tercero Legalmente Acreditado”. Ver la lista de Proveedores de Servicios de Certificación en México.

¿Qué beneficios se obtienen de la digitalización certificada?

Gracias a la digitalización certificada de documentos ya no será necesario disponer de un espacio exclusivo para acumular folders, facturas y contratos. Tampoco lo será el personal encargado de ubicar y organizar tales archivos, por lo que la productividad de estos empleados puede ser utilizada en actividades que aporten más valor a la empresa. Además, con la digitalización certificada una empresa consigue:

  • Obtener copias digitales de los documentos conservando su validez legal.
  • Optimizar sus procesos comerciales.
  • Reducir costos en materiales y equipos de oficina.
  • Aumentar la seguridad de sus transacciones.
  • Verificar en tiempo real los movimientos de la empresa.
  • Revalorizar su presencia digital.
  • Reducir su impacto en el medioambiente.
  • Eliminar los costos de mantenimiento y conservación.

¿Qué es una firma digital?

Además de ahorrar costos en materiales de oficina, papel, tinta y esfuerzo, la digitalización certificada otorga la posibilidad de utilizar firmas digitales. La firma digital está destinada a validar jurídicamente documentos digitales. Con esta herramienta, las empresas pueden contar con procesos de la misma validez legal frente a entes gubernamentales o tributarios u otras entidades comerciales y además aumentar la seguridad de los mismos. Para obtener una firma digital es necesario cumplir con dos parámetros:

  • Debe ser íntegra, es decir que sea evidente que el documento no ha sido ni podrá ser modificado.
  • Debe identificar a la persona que está firmando.

Es así como encontramos una nueva ventaja de las firmas digitales y procesos de digitalización en general: todo se encuentra encriptado. Para que una firma cumpla con las condiciones anteriores, deben intervenir dos niveles de seguridad, a saber: una clave pública y una privada. Esta característica se cumple gracias a dos soluciones informáticas que son la criptografía asimétrica y las funciones hash.

Las funciones hash sirven como una prueba de integridad. Son un algoritmo de cifrado que no tiene claves; aquello que se cifra con un algoritmo hash, es “indescifrable”, ya que solo tienen una única dirección. Estas funciones se generan a partir de un texto y si cambia algo de dicho texto, también varía la función. Al ser un reflejo exacto del texto original, son íntegras.

¿Cómo funcionan las firmas digitales?

Confianza Digital Servicio de Firma digital y certificados digitalesCuando quieras aplicar una firma digital a un documento lo que tienes que hacer es colocarle la función hash criptográfica y enviar al destinatario. Al recibir el archivo, el destinatario aplica el mismo criterio y si el código hash coincide, entonces no ha habido alteración alguna. En realidad, no se firma el documento sino la función hash.

Hasta aquí podría ser atacada la transacción por un hacker o alguna persona maliciosa. Es entonces cuando un tercer elemento entra en juego. Es necesario que esta firma digital esté vinculada y respaldada también por un certificado. Digamos que se trata de un nivel de seguridad más privado en el que, de ser necesario, un tercero confirma que la firma corresponde a tu identidad.

Para lograr que se vinculen estos datos es fundamental utilizar una autoridad de sellado de tiempo (TSA – Time Stamp Authority), que registra el momento en el que fue creado un archivo. Aunque puede ser mucha información para un solo proceso, se trata de la seguridad de las empresas y los ciudadanos durante transacciones en ambientes digitales, una de las principales necesidades actualmente.

 

Optar por los especialistas

Obviamente, este es un servicio tecnológicamente completo que requiere un trabajo especializado. En CertiMatch estamos capacitados para ofrecer a toda persona, física o moral, asesoría y servicios para avalar con estas herramientas de confianza digital los procesos de transformación digital de su organización, incluyendo la digitalización certificada de sus documentos.

Aunque, en primera instancia, pueda parecer un gasto, la certificación de procesos y documentos le otorga a las empresas entre muchos otros beneficios mayor eficiencia, velocidad de respuesta y mucho más importante certeza de autenticidad de sus archivos digitales, lo que sin duda impactará en un aumento en los ingresos, así como una mejora en la atención de los requerimientos del usuario.