En los últimos años, los grandes volúmenes de documentos generados por las empresas producto de sus operaciones y transacciones comerciales han acaparado grandes espacios de trabajo provocando altos costos de administración y mantenimiento, abrumando al personal y entorpeciendo su trabajo al no tener la posibilidad de encontrar oportunamente la información guardada durante años entre un sin número de archivos.

Este crecimiento exponencial ha hecho que la gestión documental sea cada vez más complicada y costosa, aún tomando en cuenta que a lo largo de las últimas dos décadas se ha llevado a cabo una migración gradual de todos estos acervos documentales al mundo digital con el afán de reducir costos y aumentar la competitividad de las organizaciones.

Desafortunadamente, esta migración de la información se ha generado con el problema de que los documentos digitalizados de forma simple no tienen el mismo valor legal o probatorio que los documentos físicos.

El valor legal del documento digital

Para resolver esta problemática surge en México la NOM-151-SCFI-2016, norma mexicana que entró en vigencia el 30 de marzo del 2017 y que le da certeza legal a las operaciones y transacciones que se llevan a cabo con las versiones digitales de los documentos porque le da valor legal al documento digital.

De esta forma la NOM-151 detona el surgimiento de los servicios de Confianza Digital en México, que han permitido la transformación de los documentos del mundo físico al mundo digital con la misma validez legal y probatoria que los originales en papel.

¿Qué son los servicios de confianza digital?

Los servicios de confianza digital permiten garantizar a las empresas la fidelidad de las transacciones digitales y documentos electrónicos, permitiendo eliminar las barreras en todo tipo de transacciones electrónicas.

Los servicios de confianza digital permiten también que los documentos electrónicos sean conservados a lo largo del tiempo con garantías de integridad, de forma que adquieren valor de prueba legal ante terceros.

Confianza digital en la digitalización certificada de documentos

Existen cuatro elementos importantes que le dan certeza y legalidad al proceso de digitalización certificada de documentos, estos son:

  • Certificados digitales – Generan identidades digitales, permiten firmar documentos electrónicos o simplemente identifican a un individuo ante un tercero.
  • Sellos Digitales de Tiempo – Registran el tiempo (hora, minuto y segundo) asociados directa y específicamente a un suceso electrónico.
  • Digitalización Certificada – Es una certificación que da validez jurídica a los documentos digitalizados conservando su autenticidad y valor como copia fiel de la original.
  • Constancias de Conservación – Se trata de un documento generado a partir de un mensaje de datos, con la finalidad de almacenarlo a lo largo del tiempo garantizando su integridad.

Las 4 fases de un proceso de digitalización certificada de documentos

Para ejemplificar un proyecto completo de digitalización certificada de documentos hemos dividido el proceso en 4 fases que a continuación se describen.

1.- Fase Inicial

  • Mediante la aplicación de un cuestionario diagnóstico que permite conocer a detalle a la organización y sus procesos se lleva a cabo un análisis de los requerimientos del cliente. Se busca conocer en particular los procesos que tienen que ver con la gestión de sus expedientes documentales, la producción e integración de expedientes, la descripción y control de los mismos, los procesos de valoración, disposición, conservación y preservación documental, y el uso que la empresa le da a esos expedientes.
  • Una vez hecho el análisis se lleva a cabo la presentación de propuesta de solución que es revisada por el cliente.
  • Cuando el cliente está de acuerdo y a fin de cumplir con la norma NOM151, el contrato debe firmarse por las tres partes: La empresa que brinda el servicio (digitalizadora), el cliente (comerciante) y el TLA (Tercero legalmente Autorizado)
  • Para cerrar esta primera fase, se define el procedimiento operativo y los tamaños de los lotes o expedientes que se van a digitalizar.

2.- Fase de Digitalización

  • En esta etapa se reciben los expedientes del cliente.
  • Los documentos recibidos son preparados para que tengan una correcta transformación del formato físico al digital.
  • Se capturan los índices en el sistema de gestión documental y se registran los metadatos del documento.
  • Se llevan a cabo dos digitalizaciones en dos eventos diferentes, la primera que es la copia del original y la segunda que permite hacer todo el proceso de cotejo electrónico.

3.- Fase de Cotejo

  • En caso de que algún documento no estuviese bien digitalizado, se lleva a cabo un reproceso de acuerdo al plan de gestión de calidad de la digitalizadora (Quality Assurance).
  • La empresa digitalizadora firma los documentos con su firma electrónica y los envía al TLA.
  • El TLA lleva a cabo el Cotejo Certificado en el que aplicando los mecanismos definidos en la Norma Oficial Mexicana 151, hace la comparación entre las copias digitales con sus originales para, en el caso de que este proceso de cotejo sea exitoso, se emita una firma electrónica y un sello de tiempo que garantice la originalidad del mensaje de datos, y su integridad, dando fe de la exactitud del contenido entre el documento analógico y el digital.
  • Se levanta el acta de hallazgos que contiene los registros del proceso y cuando el proceso es finalizado de manera correcta se genera el acta de cotejo de acuerdo a la NOM151.
  • La constancia de cotejo es una Constancia de Conservación de mensajes de datos de acuerdo con la Norma mexicana que hará constar que el nuevo documento digital tiene la misma validez legal y autenticidad que el original en formato físico.

4.- Fase de Entrega

  • Para finalizar el proceso, se entregan los documentos originales en papel al cliente junto con los documentos digitalizados, los metadatos y las constancias de cotejo lo que le dará la posibilidad, si así lo desea, de destruir los documentos físicos y quedarse únicamente con los digitales con valor legal, obviamente atendiendo a la normatividad a la que estén sujetos los proceso propios de la empresa.
  • Se recopila el acta de entrega y recepción donde se hace constar el proceso así como sus entregables.

El proceso aquí descrito, que incluye la participación del cliente, la empresa digitalizadora y el TLA. Así como la obtención de una constancia de cotejo bajo la NOM151, es lo que hace diferente un proceso de digitalización certificada que brindará validez jurídica y probatoria a los documentos digitales resultantes, de un proceso simple de digitalización.

Finalmente, el cliente puede decidir si desea destruir los documentos físicos conservando únicamente los digitales con sus constancias de cotejo correspondientes y si desea utilizar un sistema de gestión que le permitirá el acceso inmediato y preciso a todo su acervo digital documental.

Si ya estás listo para emprender la transformación digital de tu empresa obteniendo los beneficios que brinda la digitalización certificada de documentos no dudes en contactarnos para hacer un diagnóstico inicial de tu proyecto.