Las formas de certificar la autenticidad de los documentos que validen la materialidad fiscal de las operaciones de las empresas ante el SAT están cambiando, en este artículo Benjamín Valenzuela Socio Fiscalista del despacho de abogados PKF México explica cómo responder digitalmente ante la autoridad fiscal.

Es bastante común que las empresas en México mantengan su situación en regla ante el Sistema de Administración Tributaria (SAT), pero muchas veces no cuentan con toda la documentación a la hora de justificar la materialidad de sus operaciones. Es por esto que existen varios métodos para certificar la autenticidad de los documentos que las avalan, y la era digital brinda herramientas de Confianza Digital para hacer más eficaz este proceso.

El SAT está al pendiente de que todas las empresas en México cumplan correctamente con las normativas tributarias. Sin embargo, para muchas de ellas puede llegar a ser complicado comparecer ante la autoridad fiscal en los términos que esta exige.

La fecha cierta y la contratación de notarios que den fe de la veracidad de los documentos han sido los métodos más usados por las empresas para comparecer ante la autoridad fiscal. Ahora la tecnología ofrece algunas facilidades que pueden ayudar a las compañías a responder de forma más efectiva ante cualquier requerimiento de información o auditoría del SAT.

Antecedentes

Con la reforma fiscal del SAT del año 2014 se endurecieron los requisitos para la procedencia de las deducciones en general. Esta fue una reforma trascendental en materia fiscal, siendo clave para la detección de operaciones fraudulentas y distintos mecanismos de evasión que se habían venido presentando en México.

En ese momento, se le otorgaron distintas herramientas a la autoridad fiscal para la revisión de las operaciones de los contribuyentes. A partir de este punto, el SAT inició con fiscalizaciones cada vez más profundas, tanto para las empresas como para las personas físicas.

A la par con la autoridad fiscal, los tribunales se han ajustado a las nuevas legislaciones y requisitos, con el fin de lograr una fiscalización mucho más precisa e incisiva de los casos.

El objetivo de estas medidas es el apoyo a las finanzas públicas, generando una mayor recaudación. Sin embargo, existe un lado negativo, que sería la exigencia desproporcionada por parte de las autoridades.

Es justo en este punto donde los especialistas como PKF México y CertiMatch participan con un rol fundamental para asesorar y habilitar a los contribuyentes a fin de lograr la prevención y la atención acorde a estas exigencias, tanto por parte del SAT como de los tribunales.

Fecha cierta

Un aspecto que está presente en la relación contribuyente – SAT es lo relativo a la fecha cierta.  En diciembre del año 2019 se aprobó en la Suprema Corte de Justicia de la Nación la jurisprudencia que indica que todo documento privado debe cumplir con el requisito de la fecha cierta.

En palabras simples, la fecha cierta es aquella en la que se da certeza de cuándo se llevaron a cabo las operaciones. De esta manera, se da fe de la veracidad de los documentos, descartando cualquier tipo de acto fraudulento en el proceso.

En materia fiscal, es en la fecha cierta que el contribuyente se puede apoyar para sustentar que las operaciones se llevaron a cabo al momento en que fueron declaradas. Esto es de suma importancia especialmente en revisiones y para el aspecto fiscal que llevan a cabo las autoridades.

En ocasiones el SAT considera que la fecha que aparece en el documento no es la fecha en la que efectivamente se firmó el documento y justo esto es lo que debe probar el contribuyente.

Tradicionalmente esto se ha hecho acudiendo a un notario para que dé fe de la fecha en el que se realiza ese acto. Esto permite considerar que a partir de la fecha que el notario estampó su firma, el documento existe.

La jurisprudencia señalada rige cualquier litigio o situación fiscal ante la autoridad, por lo que resulta un requisito obligatorio para las empresas y personas físicas.

¿Cómo validar un documento electrónico?

Originalmente, un documento podía adquirir fecha cierta cuando se cumplían cualquiera de estos 3 supuestos: cuando el interesado inscribe el contrato ante el Registro Público de la Propiedad, frente a la muerte de una de las partes, o ante la suscripción del documento ante un notario o corredor público.

Sin embargo, los documentos electrónicos han facilitado en gran medida los procesos de verificación. En el año 2020, la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente PRODECON  incluyó estatutos para aceptar este tipo de documentos como válidos, especificando algunas herramientas que funcionan como fecha cierta. Esta fue de las primeras autoridades que reconoció los sellos de tiempo, las constancias de conservación y las firmas electrónicas como válidas para los contribuyentes.

El decreto otorga validez a un documento electrónico siempre y cuando el documento cuente con la firma electrónica avanzada de las partes, junto con la conservación de mensajes de datos emitida por la autoridad correspondiente.

Es por esto que Benjamín Valenzuela incitó a los contribuyentes mexicanos a migrar al uso de documentos electrónicos.

Son muchos los beneficios que ofrecen este tipo de herramientas para que los contribuyentes puedan comparecer de forma correcta ante el SAT. En primer lugar, está la automatización y rapidez con la que se pueden verificar los documentos. Y, en segundo lugar, el carácter de validez que adquieren.

Este método permite a cualquier persona constatar ante las autoridades fiscales la veracidad de cualquier documento sin la necesidad de contratar notarios ni hacer otros procesos de verificación. Es por este motivo que resulta, además de efectivo, sumamente práctico y menos oneroso para los contribuyentes, sin importar si se trata de personas físicas o morales.

Gran opción para comparecer ante el SAT

En definitiva, entre las obligaciones que tienen las empresas está la de dar respuesta a las peticiones del SAT de presentar documentos que sirvan para aclarar ciertas dudas que ellos consideran que existen. El punto es que las respuestas que realicen los contribuyentes deben ser en los términos que lo solicita el SAT.

Con la explicación de Benjamín Valenzuela, queda más que claro que los documentos electrónicos son válidos a los ojos de las autoridades tributarias cuando incluyen un sello de tiempo o constancia de conservación y además son sumamente prácticos.

Con la aparición de los servicios de confianza digital, se hace cada vez más difícil cometer actos fraudulentos por medio de documentos alterados y es por esa razón que el SAT les da valor probatorio. Estas herramientas son sin duda, un mecanismo que aporta muchas ventajas. Ahora las herramientas de confianza digital están al alcance de todos, y las autoridades aprovechan al máximo la gran cantidad de opciones que ofrecen para esclarecer cualquier situación comercial y ante los tribunales.