La digitalización de los procesos ha obligado a los organismos gubernamentales y privados a aceptar distintos mecanismos de verificación para documentos digitales. Uno de los más importantes es la fecha cierta.

Atrás parecen haber quedado los tiempos en los que se firmaba todo sobre el papel. Cada vez es más común firmar documentos de forma totalmente digital. Sin embargo, esto ha creado la necesidad de contar con distintos tipos de certificación. Una de las certificaciones más solicitadas en México es la fecha cierta.

La digitalización de los documentos, como por ejemplo los contratos, ha facilitado en inmensa medida muchos procesos. Ahora cualquier persona o empresa puede firmar un documento desde cualquier lugar de forma digital y con el mismo carácter oficial que cualquier documento físico tradicional.

Sin embargo, la gran preocupación de muchos, incluyendo entes gubernamentales, es lo sencillo que puede resultar falsificar cualquier documento digital. Es por ello, que se debe contar con ciertas constancias de autenticidad para que tengan valor probatorio y puedan ser reconocidos.

Es justo por esto que existen ciertas normativas en muchos países que establecen cómo deben presentarse este tipo de documentos para que adquieran carácter oficial.

La Norma Mexicana NOM-151-SCFI-2016

En México, la NOM-151 es la que establece los criterios bajo los cuales las empresas deben conservar sus archivos electrónicos.

Es decir que, los documentos digitales adquieren validez jurídica únicamente si se cumplen los requisitos establecidos en dicha norma.

La NOM-151 establece todo sobre las constancias de conservación y certificaciones digitales que se requieren para que se garantice la validez de cada documento.

Estas constancias de conservación son aquellas que certifican la existencia e integridad de un documento y sus firmas. Esto se hace por medio de distintos sellos que permiten verificar la fecha y la hora en la que se emitió y firmó cada uno de los documentos.

¿Qué es la fecha cierta?

La fecha cierta es una de estas certificaciones establecidas por la NOM-151 en México. Es decir, un certificado que otorga valor probatorio a un documento sobre cuándo se llevó a cabo su firma.  

En el caso puntual de México, la fecha cierta no es solo una herramienta para el uso de los particulares en un contrato. Este certificado es uno de los requisitos del Servicio de Administración Tributaria (SAT) al momento de hacer auditorías.

La fecha cierta permite que el organismo pueda reconocer a los documentos digitales y sus firmas, teniendo certeza de que el mismo no ha sido modificado.

El gran objetivo del SAT, al solicitar la fecha cierta en documentos entre privados, es evitar cualquier tipo de simulación o acto fraudulento. Por ende, de no contar con esta certificación, la autoridad tributaria podría desconocer cualquier documento digital que se le presente.

Posibles usos de la fecha cierta

Como ya mencionamos anteriormente, la fecha cierta es necesaria para que cualquier documento firmado digitalmente sea presentado de forma válida ante el SAT.

Sin embargo, a pesar de que el documento no deba ser presentado ante el SAT, el contar con la fecha cierta lo convierte en un medio probatorio que garantizará la transparencia y veracidad de cualquier acuerdo que se firme entre privados.

Un claro ejemplo de un posible uso de la fecha cierta es la firma de un testamento. Al momento en el que una persona reclama una herencia, resulta necesario que, en caso de tratarse de un documento digital, este cuente con la certificación de la fecha en la que se suscribió.

Al contar con la certificación de fecha cierta, es posible garantizar que la firma corresponda a la persona, pues para al momento en el que se firmó el documento, el causante estaba con vida. En suma, es una herramienta que permite minimizar que se comentan fraudes.

Así mismo, en el caso de tratarse de un acuerdo comercial, la fecha cierta permite que cualquiera de las partes, tenga certeza de que dicho documento no fue modificado luego de haber sido suscrito.

Importancia de la fecha cierta en México

Las autoridades mexicanas han sido de las primeras en toda América Latina en estandarizar ciertos criterios que permiten a las personas y a los propios entes gubernamentales verificar los documentos digitales.

Previo a la legislación de este tipo de certificaciones, no se tenía del todo claro cuáles eran los criterios ideales para garantizar la seguridad de firmar este tipo de contratos electrónicos. Ahora, por medio de la NOM-151, se tienen estándares claros que garanticen la seguridad de todas las partes implicadas.

Los tribunales llegaban incluso a contradecirse antes de tener parámetros claros sobre cómo se debían regular este tipo de documentos. Por suerte, esto ha cambiado y los documentos electrónicos son el futuro en esta materia.

La era digital, facilita los procesos

Son muchos los beneficios que tiene, tanto para las personas como para las empresas, el contar con documentos digitales. En primer lugar, se logra una mejor organización que agiliza las operaciones y permite mayor eficiencia.

Anteriormente, todos los documentos y contratos debían ser firmados en físico. Esto trae problemas de organización para las empresas, ya que el almacenamiento requiere de un espacio físico en el cual se resguarden todos los documentos firmados.

Además, al contar con todos los documentos en físico, se hace mucho más probable que se extravíe algún contrato o documento importante.

Esto sin contar, por supuesto, los costos. Para llevar un orden correcto de todo el papeleo se requiere de una persona o un equipo de personas que lleven el orden y la gestión de todo el papeleo. Además, hay que sumar el costo en papel e impresiones, que puede parecer insignificante, pero con el paso de los años no lo es.

Gracias a los documentos digitales, es mucho más sencillo organizar, almacenar y gestionar todos los documentos importantes de una empresa. Estos pueden ser guardados en discos duros e incluso nubes virtuales, por lo que todos los archivos importantes estarán seguros, permitiendo a la empresa ahorrar tiempo y dinero.

Gracias a certificaciones digitales como la fecha cierta, se eliminan las posibilidades de fraude por medio de documentos digitales, al tiempo que son reconocidos por el SAT.

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