Cada vez resulta más común presentar y firmar documentos de forma digital. Es por esto que se han desarrollado distintas herramientas de confianza digital para certificar su veracidad, como por ejemplo el “timestamping”.

La digitalización de los procesos ha cambiado por completo la manera de verificar los documentos. Cada vez es más común presentar y firmar documentos en formato digital, pero para esto se hace necesario contar con algunos elementos que den fe de la veracidad del mismo. Hoy hablaremos del “timestamping” o sellado de tiempo.

Atrás parecen ir quedando las reuniones para firma de documentos o contratar notarios que verifiquen que una firma se hizo de manera legítima en un tiempo determinado, y que el documento en cuestión no ha sido alterado a partir de dicha fecha. La tecnología ha facilitado en gran medida este tipo de procesos.

Uno de los factores esenciales a la hora de firmar un documento es el registro o el certificado que especifique el momento en el tiempo en el que se llevó a cabo la firma. Este es uno de los problemas que surgieron cuando empezaron a usarse las firmas digitales.

¿Qué es el “timestamping”?

emisión de sellos digitales de tiempoEl “timestamping”, también conocido en español como sello de tiempo, es justamente un mecanismo que cumple con la función de certificar por medio de una serie de datos electrónicos que un documento no fue modificado luego de su firma.

Por lo general, este tipo de sellos de tiempo digitales se utilizan a la hora de dar legalidad a un documento que ha recibido una firma electrónica. Muchos trámites requieren que una firma se haga en un momento específico y el “timestamping” es un sello de garantía de que esto ha sido así.

De este modo, la persona o institución que recibe el documento con firma electrónica cuenta con una garantía y un amparo legal de que este no ha sido alterado y que está todo en regla. En México este sello de tiempo lo provee un tercero legalmente acreditado por la secretaría de Economía que brinda servicios de confianza digital.

¿Para qué sirve el “timestamping”?

Como mencionamos anteriormente, existen múltiples herramientas o mecanismos que se usan para dar validez a un documento o firma electrónica y que le garantiza ser reconocidos incluso por las instituciones del Estado, por ejemplo la fecha cierta que ya es un requisito del SAT para verificar la fecha en que se firmó un contrato así como la materialidad de las operaciones. Es por esto que debemos entender los distintos términos, ya que algunos se pueden prestar a confusión.

El timestamping sirve específicamente para dar fe de que un documento no ha sido alterado luego de una fecha determinada. Recalcamos la importante función de este mecanismo ya que suelen surgir confusiones con otras herramientas como por ejemplo la marca de tiempo.

Diferencia entre “timestamping” y marca de tiempo

Si bien ambas herramientas tienen en común que son certificados asociados al tiempo, las utilidades de ellas son distintas, y por tanto, hay que saber reconocer y diferenciar a la una de la otra.

A diferencia del “timestamping”, la marca de tiempo es impuesta por el organismo o persona interesada en la firma. El sello digital de tiempo, por su parte, actúa como un mecanismo brindado por un tercero imparcial y legalmente acreditado para dar garantía de lo antes mencionado.

¿Cuáles son los usos que pueden darse al “Timestamping”?

Existen muchos escenarios en los que el “timestamping” se hace un mecanismo necesario, o cuando menos, recomendable.

Por lo general, este tipo de sellos se utilizan al momento de firmar un documento en el que ninguna de las partes queda habilitada para manipular su información a partir de un momento en específico.

Otro caso común es para la firma de recibos electrónicos que den fe de que una persona realizó un pago o saldó una deuda en un momento en particular.

En la era digital también se ha vuelto un problema la defensa de los derechos de autor. Con un “timestamping” es posible certificar que una idea o una obra ha sido registrada en un momento y lugar determinado.

Un trámite recurrente en todo tipo de notarías o registros es la firma de la fe de vida. Este es otro ejemplo perfecto en el que la fecha y hora de la firma juega un papel fundamental a nivel legal. Gracias a estas herramientas es posible certificar esta información y tener garantía de que no hubo alteración de los datos.

Otro uso que se le está dando a los sellos de tiempo en la actualidad, se refiere a las transacciones en criptodivisas. Si bien en este caso no se contrata a un tercero de seguridad digital, las transacciones dejan registros permanentes en la blockchain que certifican en qué momento exacto se llevó a cabo una transacción.

Como puedes ver, el uso del “timestamping” puede extenderse a una inmensa cantidad de aplicaciones y los usos pueden ser totalmente distintos unos de otros.

Confía en las herramientas digitales

Conociendo ya lo confiables que pueden ser los documentos firmados por la vía digital, es momento de que empieces a usarlos y dejes de lado las firmas en papel.

El uso de firmas y sellos digitales no solo hacen de los trámites un proceso más rápido y cómodo, sino que los documentos electrónicos son mucho más fáciles de organizar y resguardar. De esta forma evitamos la pérdida o el daño de importante documentación, ya que queda resguardada de forma permanente en la red o un disco duro.

Al día de hoy existe un inmenso número de personas que continúan dudando de qué tan seguro es el uso de documentos y firmas digitales, cuando lo cierto es que pueden llegar a ser más seguros que los documentos físicos si cuentan con las firmas, sellos y marcas correctas.

En cualquier caso, es recomendable que te pongas en contacto con profesionales en seguridad digital para poder llevar a cabo de forma correcta la digitalización de los documentos y uses herramientas de garantías como el “timestamping”.

CertiMatch Confianza Digital ofrece todo lo que necesitas a la hora de realizar un documento y una firma digital. Con la ayuda de profesionales, podrás dar un paso hacia la digitalización de tus documentos y procesos, ahorrando tiempo y añadiendo seguridad a getión documental.

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