Digitalización Certificada de Documentos

Digitalización Certificada de Documentos2020-08-29T18:02:50-05:00

Digitalización Certificada de Documentos

La Digitalización Certificada bajo la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, da plena validez jurídica y valor probatorio a largo plazo a los documentos digitales, conservando su autenticidad y valor como copia fiel del original.

La NOM-151 indica que una vez hecho el proceso de certificación se puede proceder a la destrucción de los documentos en soporte físico, generando ahorro en costos, tiempo y espacio de almacenamiento.

La digitalización certificada garantiza la certeza legal de tus documentos

El servicio de digitalización certificada de documentos incluye la emisión de Constancias de Cotejo bajo la NOM-151, por parte de un “Tercero Legalmente Autorizado” (TLA) por la Secretaría de Economía, quien cotejará los documentos digitalizados (doble digitalización) para certificar que las copias digitales sean fiel reflejo de los originales analógicos.

La Digitalización Certificada garantiza la certeza legal de tus documentos digitalizados con la plataforma tecnológica de nuestro aliado de negocios, Edicom, TLA acreditado por la Secretaría de Economía.

Brindamos experiencia probada en grandes proyectos de transformación digital

CertiMatch Confianza Digital brindará toda la experiencia asesoría e infraestructura necesaria para habilitar proyectos de transformación digital en tu empresa impulsados por la digitalización certificada de documentos y la gestión documental.

cotejo de documentos digitalizados
  • Las Constancias de Cotejo de Documentos son emitidas por nuestro socio Edicom como Tercero Legalmente Autorizado (TLA) por la Secretaría de Economía.
  • Se emplean los algoritmos criptográficos permitidos por la Secretaría de Economía.

Beneficios de la Digitalización Certificada

  • Los mensajes pueden ser documentos creados originalmente en formato electrónico, o digitalizaciones de documentos analógicos sometidos a un proceso de digitalización.

  • Los documentos digitales se pueden almacenar electrónicamente en una plataforma segura  para que esté disponible en todo momento. 

  • Después de una correcta digitalización y certificación del documento se puede destruir la copia física del mismo.

  • El cotejo electrónico permite a las empresas ser más ágiles y confiables.

La NOM151 te permite llevar a cabo la destrucción de documentos de tu empresa de forma legal.

  • Permite el almacenamiento de grandes cantidades de información y documentos en dispositivos de tamaño reducido y centros de datos con servicios específicos de preservación a largo plazo, custodia, y recuperación.

  • Los sistemas puestos en servicio para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos, y su presentación junto a las constancias de conservación, son de plena validez legal ante requerimientos de terceros y autoridades.

  • En cada una de las etapas se involucran las firmas electrónicas de las partes para asegurar todo el proceso.

La digitalización certificada te ayudar a reducir costos en la gestión documental de tu empresa y a reducir tus tiempos de respuesta.

gestión de documentos digitalizados

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Proceso de Digitalización Certificada de Documentos

Proceso de digitalización certificada de documentos

Peguntas Frecuentes sobre digitalización certificada y destrucción de documentos

¿Cuándo se puede proceder a la destrucción del documento físico?2020-04-21T13:41:03-05:00

Los documentos en soporte físico podrán ser destruidos según la naturaleza de la información, y bajo el proceso de digitalización apegados a los procesos que establece la actual NOM para otorgar integridad al mensaje de datos.

¿Cuál es el tiempo máximo por el que un documento mantiene su integridad?2020-04-21T13:40:25-05:00

El tiempo que el usuario requiera, siempre que se hayan aplicado correctamente los mecanismos de certificación y se realicen las auditorías necesarias.

¿Qué elementos garantizan la seguridad e integridad de los originales electrónicos a largo plazo?2020-04-21T13:39:52-05:00

Las constancias de conservación, la firma electrónica y el sellado de tiempo.

¿Cómo puedo almacenar posteriormente los originales electrónicos?2020-04-21T13:38:17-05:00

Para conservar los documentos en formato electrónico, el PSC debe poder prestar el servicio de emisión de constancias de conservación de mensajes de datos. Esta Constancia supone la emisión de un sello electrónico de tiempo sobre la solicitud, conformada en un formato conocido como ASN.1 que incluye al menos la huella digital del documento original obtenida tras la aplicación de uno de los procedimientos de digestión publicados por la Secretaría de Economía.

Esta constancia es remitida al propietario del documento, y es la que le permite acreditar ante terceros la originalidad e integridad del documento a partir de la fecha, hora, minuto y segundo de emisión de la Constancia.

¿Deben los originales electrónicos incluir una firma electrónica?2020-04-21T13:37:42-05:00

Sí, al mensaje de datos generado a partir del proceso de digitalización se le incorporará la Firma Electrónica del Prestador de Servicios de Certificación y el sello de tiempo para garantizar la inalterabilidad del documento en el tiempo.

¿Tendrán los originales electrónicos validez jurídica?2020-04-21T13:37:09-05:00

Sí, los originales electrónicos obtenidos mediante el proceso de digitalización certificada conforme a las reglas de la NOM151 serán considerados válidos jurídicamente, puesto que se ha garantizado en todo momento la seguridad, la confidencialidad y le integridad de los mensajes de datos.

¿Cómo se realiza el proceso si ya tengo mis documentos en un formato digital?2020-04-21T13:36:27-05:00

Para aquellos documentos que ya se encuentren en un formato digital como PDF, se debe aplicar el mismo proceso de cotejo y de firma para obtener originales electrónicos con plenas garantías. En este caso, el comerciante simplemente se ahorra el primer paso en el que debe digitalizarlos.

¿Qué tipo de archivos se pueden digitalizar?2020-04-21T13:34:16-05:00

Se puede digitalizar cualquier tipo de mensajes de datos y el nivel de calidad mínima será el siguiente:

  • Representaciones gráficas:200 píxeles por pulgada o superior para representaciones en blanco y negro, color o escala de grises.
  • Audio:Frecuencia de muestreo de 44.1kHz y 16 bits o superior.
  • Video:Resolución de 352 píxeles de ancho por 288 píxeles de alto o superior de acuerdo al formato CIF definido en la H.261 de la ITU.
¿Qué ventajas obtiene una empresa al digitalizar sus archivos de papel?2020-04-21T13:33:28-05:00

Optimización y ahorro del espacio físico, agilidad y accesibilidad a la información, conservación de mensajes de datos con garantías de integridad y validez jurídica.

¿Quién garantiza el proceso de digitalización?2020-04-21T13:32:55-05:00

Dicho proceso debe ser controlado por un tercero legalmente autorizado, el cual deberá ser un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) siguiendo la metodología y procesos definidos por la NOM.

¿Cuál es la diferencia entre digitalizar documentos y la digitalización certificada?2020-04-21T13:31:06-05:00

No se debe confundir una digitalización de un documento con el proceso de digitalización conforme a la NOM151. Un proceso de digitalización es cualquier proceso por el que se convierte un formato en papel a uno digital, mediante un escaneo, una fotografía, etc. Sin embargo, de esta forma no se aplican mecanismos de seguridad e integridad que controlan el proceso ni la digitalización resultante.

La Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 establece los requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos. Gracias a un procedimiento certificado por Secretaría de Economía, los originales electrónicos resultantes obtienen las garantías necesarias para ser considerados originales electrónicos.

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Resumen
Servicios de Confianza Digital - Digitalización Certificada de Documentos
Tipo de Servicio
Servicios de Confianza Digital - Digitalización Certificada de Documentos
Nombre del Proveedor
CertiMatch Confianza Digital,
Indiana 260 Int. 503,Col. Ciudad de los Deportes,Ciudad de México, México-03710,
Telephone No.5562848363
Descripción
La Digitalización Certificada de documentos bajo la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, da plena validez jurídica y valor probatorio a largo plazo a los documentos digitales, conservando su autenticidad y valor como copia fiel del original.
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