Digitalización Certificada de Documentos

Los documentos en soporte físico podrán ser destruidos según la naturaleza de la información, y bajo el proceso de digitalización apegados a los procesos que establece la actual NOM para otorgar integridad al mensaje de datos.

El tiempo que el usuario requiera, siempre que se hayan aplicado correctamente los mecanismos de certificación y se realicen las auditorías necesarias.

Las constancias de conservación, la firma electrónica y el sellado de tiempo.

Para conservar los documentos en formato electrónico, el PSC debe poder prestar el servicio de emisión de constancias de conservación de mensajes de datos. Esta Constancia supone la emisión de un sello electrónico de tiempo sobre la solicitud, conformada en un formato conocido como ASN.1 que incluye al menos la huella digital del documento original obtenida tras la aplicación de uno de los procedimientos de digestión publicados por la Secretaría de Economía.

Esta constancia es remitida al propietario del documento, y es la que le permite acreditar ante terceros la originalidad e integridad del documento a partir de la fecha, hora, minuto y segundo de emisión de la Constancia.

Sí, al mensaje de datos generado a partir del proceso de digitalización se le incorporará la Firma Electrónica del Prestador de Servicios de Certificación y el sello de tiempo para garantizar la inalterabilidad del documento en el tiempo.

Sí, los originales electrónicos obtenidos mediante el proceso de digitalización certificada conforme a las reglas de la NOM151 serán considerados válidos jurídicamente, puesto que se ha garantizado en todo momento la seguridad, la confidencialidad y le integridad de los mensajes de datos.

Para aquellos documentos que ya se encuentren en un formato digital como PDF, se debe aplicar el mismo proceso de cotejo y de firma para obtener originales electrónicos con plenas garantías. En este caso, el comerciante simplemente se ahorra el primer paso en el que debe digitalizarlos.

Se puede digitalizar cualquier tipo de mensajes de datos y el nivel de calidad mínima será el siguiente:

• Representaciones gráficas:200 píxeles por pulgada o superior para representaciones en blanco y negro, color o escala de grises.
• Audio:Frecuencia de muestreo de 44.1kHz y 16 bits o superior.
• Video:Resolución de 352 píxeles de ancho por 288 píxeles de alto o superior de acuerdo al formato CIF definido en la H.261 de la ITU.

Optimización y ahorro del espacio físico, agilidad y accesibilidad a la información, conservación de mensajes de datos con garantías de integridad y validez jurídica.

Dicho proceso debe ser controlado por un tercero legalmente autorizado, el cual deberá ser un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) siguiendo la metodología y procesos definidos por la NOM.

No se debe confundir una digitalización de un documento con el proceso de digitalización conforme a la NOM151. Un proceso de digitalización es cualquier proceso por el que se convierte un formato en papel a uno digital, mediante un escaneo, una fotografía, etc. Sin embargo, de esta forma no se aplican mecanismos de seguridad e integridad que controlan el proceso ni la digitalización resultante.

La Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 establece los requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos. Gracias a un procedimiento certificado por Secretaría de Economía, los originales electrónicos resultantes obtienen las garantías necesarias para ser considerados originales electrónicos.