Somos una empresa que nació para llenar un espacio vacante en el portafolio de soluciones para el sector jurídico, especialmente el que se desempeña al interior de grandes organizaciones.

¿Qué problemas resuelve la digitalización certificada?

Como sabemos, la digitalización de documentos en papel es algo que está entre nosotros desde hace años. Conocemos sus ventajas, pero también su punto débil: cuando se presentaba ante tribunales un documento en su versión digital, éste no era recibido como un equivalente del original en papel, por lo que, en pocas palabras, no tenía valor.

El valor de la NOM-151

Hoy en día se tiene una herramienta normativa que supera ese escollo, que parecía infranqueable y desalentaba el uso intensivo y sistemático de la digitalización, particularmente en aplicaciones comerciales masivas. Se trata de la NOM-151, emitida por la Secretaría de Economía, que reconoce la nueva figura de documento certificado electrónicamente y que es jurídicamente válido.

Esto coloca a México al corriente de una tendencia internacional que llegó para quedarse. Con esta revolución, ampliamente aprovechada en el mundo, la digitalización toma un nuevo valor, que permite juzgarla bajo otro criterio de justificación económica.

Hoy, la digitalización certificada no sólo es económicamente atractiva y funcionalmente útil, sino más segura y confiable que su contraparte tradicional en papel. Además, ayuda en la lucha permanente por hacer la operación menos costosa.

El valor para las organizaciones de naturaleza jurídica

En el caso de organizaciones cuyo negocio per se es de naturaleza jurídica, marca una distancia con la competencia porque es un diferenciador que se convierte en un argumento de ventas para cerrar nuevas cuentas: no sólo las áreas jurídicas han evolucionado, también las exigencias y expectativas de los clientes.

La digitalización certificada también es claramente aplicable a las direcciones jurídicas en los sectores financiero y gubernamental, preocupadas por cumplir con regulaciones específicas y dar un servicio más veloz y competitivo a sus usuarios.
En suma, es un producto dirigido a las áreas jurídicas interesadas en prestar su servicio a la altura de las necesidades de hoy, ser más ágiles y ahorrar dinero.

¿Cómo hace todo esto CertiMatch?

Antes que nada, la empresa está constituida por un grupo de expertos reconocidos en su sector, que suman décadas de experiencia específicamente en el manejo de documentos con alto valor intrínseco.

Partners de Edicom

Lo más importante, CertiMatch está autorizada para proveer el servicio de digitalización certificada, a través de su alianza con EDICOM, una empresa europea que provee la tecnología de certificación electrónica y que, a su vez, es un TLA (Tercero Legalmente Autorizado). EDICOM aporta los algoritmos y está autorizada por la Secretaría de Economía.

Es básico entender que este no es un servicio que pueda prestar una empresa digitalizadora de documentos convencional, sino sólo una entidad que haya acreditado ante el proveedor de la tecnología de certificación su aptitud para llevar a cabo el proceso de digitalización de acuerdo con los lineamientos que marca la normatividad y, asimismo, que esté perfectamente alineada con la metodología y los algoritmos del propio EDICOM.

Experiencia, metodología e infraestructura probadas

CertiMatch cuenta con los equipos, el software, las metodologías, el personal y la experiencia para entregar a sus clientes las versiones digitales de los documentos que se le encomienden. Asimismo, puede diseñar soluciones in-house a la medida para clientes institucionales.

¿Qué beneficios específicos tienen los documentos digitalizados y certificados?

Básicamente, podemos agruparlos en tres:

  1. aceptación jurídica;
  2. posibilidad inmediata de destrucción de los archivos físicos y
  3. respaldo y protección en casos de desastre (por ejemplo, pérdida del papel por un siniestro, tal como incendio, inundación o terremoto).

Lo anterior, además de los beneficios tradicionales de la digitalización común.

 

¿A quiénes aplican estos beneficios?

Organizaciones que desde hace años están interesadas en entrar en un proceso de digitalización de sus archivos, pero habían desistido de hacerlo, a pesar de entender sus bondades, debido a que las imágenes resultantes no tenían valor jurídico ante tribunales, lo cual impedía el escenario de destrucción del papel para verdaderamente liberar espacio físico y todos los costos de mantenimiento asociados a ello (que en el caso de archivos masivos son muy grandes).

Es importante, recalcar que la NOM 151 es aplicable sólo en casos de documentos relativos a actos de comercio.

Búsquenos, en CertiMatch hablamos el lenguaje jurídico y el lenguaje tecnológico.