Requisito de la fecha cierta en los documentos privados

La fecha cierta es una herramienta de confianza digital útil en los casos en que sea necesario otorgarle a un documento valor probatorio. Al establecerse la fecha cierta, se reconoce que el documento fue firmado, o el acto jurídico efectivamente se materializó en el momento que se señala.

Esta formalidad tiene gran relevancia en la actualidad, en especial en materia fiscal. En muchos casos los contratos se fechan un día pero la firma se estampa en una fecha distinta.

Las partes del contrato pueden actuar de buena fe; sin embargo, en caso que se presente un litigio o proceso de verificación, es necesario que se cuente con un mecanismo que permita certificar, además del contenido del contrato, la fecha en la que se estableció y en la que fue suscrito por las partes interesadas. Esta “fecha cierta” es particularmente útil en caso de auditorías contables o fiscales.

En los procesos de auditorías contables y fiscales, es necesario demostrar que uno u otro acto efectivamente se realizó en la fecha que se indica. Es por ello que las empresas tradicionalmente utilizan los servicios de un notario para que dé fe de la fecha del acto de firma. Hoy también, gracias a la tecnología, pueden usarse una herramienta de confianza digital para probar  la autenticidad de un documento, respecto a la fecha en la que se  firmó.

Obligatoriedad de probar la fecha en la que suscriben los contratos

Cuando el Servicio de Administración Tributaria (SAT) efectúa las auditorías, suele solicitar documentos que comprueben si determinadas operaciones se efectuaron en una fecha determinada.

Lo más común es que se presenten los contratos de prestación de servicio. Sin embargo, el SAT ha manifestado la imposibilidad de comprobar si se ejecutaron las obligaciones establecidas en las fechas correspondientes, o si fueron realizadas de forma extemporánea.

Esto llevó a que el SAT exija la demostración de la fecha en la que efectivamente se suscribieron los documentos que sustentan las operaciones entre las partes.  Para estos casos lo más recomendable es contar con copias certificadas de estos documentos, bien sea con el apoyo de un notario o de alguna herramientas de confianza digital, como la fecha cierta.

En esos casos, la herramienta de confianza digital funciona como un mecanismo para ofrecer al SAT una garantía de no simulación y de que realmente el acto se realizó en la fecha que se indica. En definitiva, la herramienta de fecha cierta suma certeza sobre el momento en que se realizó la transacción.

La actuación del SAT está fundamentada en una resolución de la Segunda Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, que resolvió la controversia de tesis número 203/2019.

Vale señalar que esta potestad del SAT incluye a todo acto jurídico que deban materializar los contribuyentes. En ese sentido, los contribuyentes deben demostrar la fecha cierta en:

  • Contratos de prestación de servicios
  • Cartas poder
  • Constancias de trabajo
  • Contratos de compraventa de vehículos
  • Entre otros

Supuestos que permiten cumplir con el requisito de fecha cierta

Según la resolución ya mencionada, los contribuyentes pueden cumplir con el requisito de la fecha cierta en los siguientes supuestos:

  1. Cuando el interesado inscribe el contrato ante la autoridad registral o notarial competente. Al cancelar los aranceles pertinentes, ya sea un contrato de arrendamiento, contrato de compraventa de vehículos o inmuebles, el contrato adquirirá fecha cierta.
  2. Frente a la muerte de una de las partes. Si se presenta un documento en el cual una de las partes ha fallecido, la fecha cierta queda establecida a partir de la fecha del fallecimiento.
  3. Suscripción del documento ante un notario o corredor público, quienes darán fe pública de la fecha en que el respectivo documento es firmado.

Ahora bien, considerando la primera y tercera forma, ambas conllevan a procesos de registro costosos. Y estas solicitudes sólo aplican para aquellos documentos legales efectuados en papel. Es por ello que ahora te comentaremos lo procedente para los documentos electrónicos.

Los documentos electrónicos y los sellos de tiempo

En el caso de los documentos electrónicos validados por medio de firma electrónica, tienen otra regulación para determinar la fecha en las que fueron suscritos.

La regulación se encuentra establecida en el Código de Comercio. Para ello es necesario emplear los sellos de tiempo o sellos digitales de tiempo.

Los sellos de tiempo son una herramienta digital que permite certificar la existencia de una información que se genera por un acontecimiento legal efectuado en un lapso de tiempo. Esta herramienta establece la fecha, la hora y el minuto en el que coloca la firma digital en el documento. Esos datos no pueden alterarse, de allí su utilidad para darle carácter probatorio a los documentos electrónicos.

En ese sentido, el sello digital es actualmente el mecanismo adecuado para brindar certeza de que un documento electrónico se suscribió en un momento determinado.

Los sellos digitales de tiempo son emitidos por un prestador de servicios de Certificación Acreditado por la Secretaría de Economía. Este es el ente regulador de todos los servicios de certificación y confianza digital para actos de comercio en México. Esta constancia de sello digital debe emitirse bajo los parámetros de la Norma Oficial Mexicana NOM-151.

Las beneficios de la fecha cierta ante una auditoría del SAT

Aquellas personas físicas o morales que realicen contratos de prestación de servicios profesionales, tramiten una carta poder, contratos de compraventa de vehículos, etc., necesitan demostrar la fecha cierta de esos actos frente al SAT.

Si los contribuyentes desean evitar los altos costos que implica suscribir documentos ante un fedatario público, deben contar con una firma digital o electrónica para poder probar la fecha cierta.

Es importante que tomes en cuenta que cuando el SAT considera que un determinado contribuyente no ha suministrado la información que avale su contribución, el fisco supondrá que existe una simulación fiscal.

En estos casos el SAT envía una carta de invitación y abre un proceso de auditoría al contribuyente. En el contexto del procedimiento, el SAT solicita una serie de documentos que el contribuyente debe entregar en un lapso de tiempo determinado.

Durante este procedimiento el SAT podría entre otras cosas, solicitar información sobre la razón de negocios de la Sociedad Anónima si es el caso. También puede preguntar sobre sus miembros, estatutos sociales y estados de cuenta.

Además, dependiendo del acto jurídico auditado, podría solicitar la constancia de trabajo que avale una determinada relación laboral, o una prestación de servicios.

En estos casos es fundamental que la fecha cierta esté válidamente establecida. Si esto no fuera posible probarlo, el SAT podría considerar que estás incurriendo en una simulación con sus respectivas consecuencias.

Importancia de actualizar la tecnología y mejorar los procesos

El objetivo de las auditorías es hacer más transparentes las operaciones realizadas por personas físicas o morales en un período de tiempo determinado. En el caso específico del SAT como organismo fiscal del Estado, su intención es verificar que las transacciones gravables realizadas, hayan sido declaradas correctamente tanto en tiempo como en forma.

Es por ello que sumar herramientas de confianza digital, como la fecha cierta o los sellos digitales de tiempo, en los documentos susceptibles de una auditoría fiscal, permiten demostrar a la autoridad su autenticidad, veracidad y que fueron realizados en el momento en que fueron declarados.

En el caso de México, hemos visto que las auditorías fiscales son cada vez más frecuentes, pues son una herramienta para detectar lo que han identificado como un caso recurrente:  la simulación fiscal.

Esto hace necesario que las empresas se apoyen en estas herramientas de Confianza Digital para responder de manera oportuna tanto en tiempo y forma a los requerimientos de una fiscalización. Además apoyarse en estas herramientas resultará menos oneroso comparado con las alternativas que la Resolución de la Suprema Corte señala.

En definitiva, utilizar herramientas de confianza digital permite garantizar que los documentos cuenten con valor probatorio en los procesos fiscales. Así tus documentos gozarán de integridad y autenticidad reconocida por la autoridad fiscal.