Las tendencias de todos los sectores en el mundo están dando un giro hacia lo digital. Las empresas requieren de distintas medidas para poder verificar la autenticidad e inalterabilidad de lo datos, por esto la importancia del uso de las herramientas de Confianza Digital.

Cada vez es más común que las empresas adopten distintas tecnologías para la optimización de sus procesos. Esto ha llevado a su vez al desarrollo de las herramientas de Confianza Digital, puesto que la veracidad de los datos es fundamental para cualquier compañía, ya que de esto dependerá que se ejecuten las acciones correctas y se pueda probar una situación determinada ante las autoridades públicas.

Para nadie es secreto que el mundo ha estado dando un giro total hacia lo digital. Cada vez son más los procesos que se hacen por medio de la tecnología, lo que a su vez nos vuelve dependientes de ésta. Esto no aplica únicamente a los dispositivos personales, sino a todos los procesos del día a día en las empresas.

Con el avance tecnológico, no solo se ha logrado, gracias a softwares y algoritmos, transmitir los datos del mundo real a lo digital, sino almacenar, respaldar y compartir.

La digitalización de procesos en las empresas

En el plano empresarial, las empresas se han visto en la necesidad de digitalizar sus procesos para tener ventajas competitivas. Esto va desde el área de ventas para facilitar el acceso de los clientes a los servicios o productos, hasta el uso de tecnología avanzada como la inteligencia artificial o el big data.

Sin embargo, más allá de las herramientas de ventas, marketing y recolección de datos, las empresas deben desarrollar herramientas que les permitan verificar autenticidad de sus documentos. Si no es posible comprobar que dichos documentos son una copia fiel del original y de la realidad, no se podrá procesar correctamente la información y se cometerían errores.

Es justamente a esto a lo que nos referimos al hablar sobre la Confianza Digital. En todo momento debemos saber quién es el emisor de los datos, en qué sistema se procesa, cómo se transmite, cómo se almacena y cómo se utiliza toda la información.

La importancia de la integración de sistemas

Al hablar de la integración de sistemas nos referimos a, como su nombre lo indica, la integración de todos los sistemas informáticos, tecnologías, softwares o aplicaciones de modo que funcionen como un solo engranaje.

Si se cuenta con diversos sistemas que funcionan por separado, la probabilidad de cometer errores es más alta. Es por esto que la integración de los sistemas es fundamental.

Al integrar los sistemas de una compañía, se conseguirá incrementar la productividad, mejorar la eficiencia y aportar valor a los clientes.

Optimizando dichos procesos y reduciendo drásticamente el margen de error, también habrá una reducción significativa de costos operativos.

Cuatro herramientas de Confianza Digital para tu empresa

Las herramientas de Confianza Digital son sumamente útiles para esas compañías que ya han dado el paso a la digitalización de sus procesos. Garantizar la fidelidad de las transacciones es clave para cualquier empresa, y esto se logra a través de varias herramientas, cuyo uso se ha popularizado en los últimos años.

Certificados digitales

Los certificados digitales permiten no solo comprobar la veracidad de un documento sino también la identidad de un individuo. Este tipo de documentos incluyen firmas digitales y permiten otorgar valor probatorio a un documento o firma digital.

Sellos digitales de tiempo

Tal y como su nombre lo sugiere, un sello de tiempo permite dar veracidad al momento en el que se realiza una acción, que puede ser una transacción o una firma. Permiten comprobar el espacio temporal en el que se emitió un documento

Uno de los principales problemas con los que se enfrentó el mundo al momento de hacer el cambio a lo digital, fue la facilidad para editar los documentos. Un sello digital de tiempo permite saber exactamente cuándo fue editado y presentado dicho documento, pues es inalterable.

Constancias de conservación

Se trata de una certificación de que el documento electrónico es una copia fiel del original y que garantiza que no tiene ninguna modificación. Es básicamente un segundo documento verificado que sirve como respaldo al momento de una revisión futura.

En el caso de México, las constancias de conservación son emitidas por un Tercero Legalmente Autorizado (TLA) por la Secretaría de Economía, el cual a partir de una serie de procedimientos entre los que destaca la digitalización certificada de los documentos de origen físico y el cotejo del archivo original y su copia, avala que un archivo electrónico es copia fiel de su original.

Estos procedimientos y la constancia de conservación se deben realizar de acuerdo a lo establecido por la NOM 151 SCFI 2016, la cual determina los requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos.

Digitalización de documentos de soporte físico

Para emitir una Constancia de Conservación de un documento de origen físico el proceso de digitalización de ese archivo debe ser realizado de acuerdo a los criterios establecidos en la NOM151 y avalado por un Tercero Legalmente Autorizado (TLA) por la Secretaría de Economía.

Para ello la empresa que realice la digitalización de los archivos debe estar habilitada por un TLA para realizar el proceso de acuerdo a lo establecido en la NOM151; así el documento electrónico producto del proceso de digitalización podrá ser cotejado y el TLA podrá avalar que se trata de una copia fiel del documento original, pero en digital y con el mismo valor probatorio.

Contactar a agentes autorizados

Actualmente, son muchas las empresas que están contratando agencias especializadas en digitalización de documentos para hacer una migración masiva a la documentación digital. De este modo resulta más sencilla la organización, además les permite tener un respaldo permanente e igual de válido de cada uno de los documentos.

En el caso de México, CertiMatch combina experiencia en procesos de transformación digital con conocimientos de las herramientas de confianza digital, con lo cual ofrece un servicio integral para asesoría, acompañamiento e implementación.

Además de contar con especialistas en la digitalización de documentos, posee todas las acreditaciones para llevar a cabo esta labor. Esto siempre siguiendo al pie de la letra lo establecido en la NOM-151.

Conclusión

Con las herramientas de Confianza Digital aquí mencionadas, se podrá tener la certeza de la veracidad de la información. También se podrá saber exactamente cuándo fue emitido un documento y se podrá verificar la identidad del autor. Este es un avance que puede cambiar positivamente múltiples aspectos en la gestión de documentos de cara al futuro.

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