Utilizando servicios de confianza digital certificados bajo la NOM151 y un procedimiento que garantiza la seguridad y confidencialidad en el manejo de toda su información, Acerta Computación Aplicada tiene hoy la posibilidad de conservar y administrar todo su acervo documental en formato digital con validez legal y eliminar de forma efectiva el uso de papel dentro de la organización.

¿Quién es Acerta?

Acerta Computación Aplicada, empresa de tecnologías de la información con más de 29 años de presencia en el mercado mexicano durante los cuales ha desarrollado y gestionado proyectos emblemáticos de transformación digital de gran complejidad técnica y logística para importantes clientes en el sector gubernamental y la Industria financiera.

Mediante el uso de la digitalización certificada de documentos y otras herramientas de confianza digital, ha impulsado su propia transformación digital, convirtiendo 500,000 documentos de formato físico a formato digital con validez legal, en tan solo 3 meses.

La complejidad de la operación en Acerta

Los proyectos en los que Acerta participa son complejos y pueden durar varios años, por lo que se generan cantidades masivas de comunicaciones, oficios, minutas, libros blancos y muchos otros documentos que junto con el contrato constituyen la historia del cliente; es por esto que deben conservarse para cualquier futura consulta, aclaración o referencia requerida.

La información relativa a licitaciones públicas y contratos con proveedores, son considerados como información valiosa, que también debe ser almacenada y conservada para cualquier eventual consulta o aclaración, incluso hasta diez años después de su finalización.

Almacenar y gestionar grandes volúmenes de documentos

La gestión de estos proyectos implica la generación de grandes volúmenes de documentos, que además de ser almacenados requieren ser consultados durante la vigencia del contrato e incluso después de concluido.

Esto representa retos muy importantes dentro de la organización relacionados con la administración documental:

  • A lo largo del tiempo se han acumulado cantidades masivas de documentos.
  • El sistema de gestión documental es insuficiente.
  • Existen riesgos asociados al manejo de expedientes en papel.
  • Las versiones digitales resultan inoperantes cuando se requieren para un proceso judicial.
  • Existe una cultura arraigada del “papelito habla”.

Una de las preocupaciones más grandes de Santiago Rodríguez, Director General de Acerta, y que ha planteado a su área jurídica es cómo hacer para simplificar el uso, manejo y traslado de toda esta documentación en caso de que sea requerida dentro de un proceso legal.

“Una parte de nuestra documentación está digitalizada, sin embargo, el problema principal radica en que todos esos documentos digitalizados de forma simple carecen de validez legal por lo que tenemos que administrar y conservar todos los documentos originales en papel” ~ Santiago Rodríguez Director General de Acerta

Riesgos de los documentos en papel

Acerta se enfrenta a la problemática de que su acumulación documental es muy grande, y aunque sus documentos están bajo resguardo, ordenados y algunos digitalizados, el área jurídica ha compartido la preocupación de riesgos asociados al papel, desde siniestros hasta la pérdida total o parcial debido a incendios, incluyendo desastres naturales como terremotos y los más comunes como el extravío o sustracción de la información.

Entre los riesgos más importantes se mencionan:

  • Daño físico de los documentos debido a desastres naturales.
  • Robo o extravío.
  • Deterioro por el paso del tiempo.

Evaluación de alternativas de solución

Santiago Rodríguez, solicitó al área técnica y jurídica de Acerta que buscara una solución, que mitigara los riesgos y disminuyera los costos asociados al manejo del papel.

Una solución que fuera técnicamente factible, operacionalmente viable y qué además resolviera el origen de la principal objeción del área jurídica, que las imágenes digitales resultantes fueran aceptadas legalmente.

Entre otros factores importantes la solución elegida debería resolver los siguientes puntos:

  • Mitigar los riesgos en el manejo de papel.
  • Disminuir los costos en la gestión documental.
  • Cumplir con los requerimientos normativos del área legal.

La importancia de la validez jurídica

Los abogados de Acerta conocedores de la digitalización de documentos expresaron que la mayor deuda de la digitalización simple es que las imágenes digitales resultantes de los documentos tenían total inoperancia cuando se trataba de utilizarlas en un proceso judicial ya que estas carecían de validez legal.

Por otro lado, estaba la opción de que un notario diera fe de que una copia fotostática es copia fiel del documento original, sin embargo, la nueva copia también estaría en papel, heredando los mismos riesgos que el original además de que se duplicaría la cantidad de papel que habría que almacenar y gestionar, así como los costos asociados a los servicios notariales.

Era muy importante que la solución elegida garantizara que en el paso de los documentos de papel a formato digital se obtuviera un equivalente totalmente confiable, una característica no negociable en un mundo en donde las transacciones digitales son cada vez más comunes y en donde incluso se puede firmar un documento con una firma digital con los mismos efectos que una firma autógrafa.

“Aprendimos muchas cosas en la búsqueda de esta solución ya que somos una empresa a la que le gusta innovar y siempre estamos en búsqueda de nuevos negocios y soluciones de vanguardia”. ~ Santiago Rodríguez Director General de Acerta

Identificación de la solución basada en la NOM151

A fin de encontrar una solución para sus retos de gestión documental, Acerta inició una evaluación de escenarios en los que se pudiera garantizar el manejo de forma eficiente, segura y con validez legal de sus documentos, característica que la digitalización simple no cumplía al 100%.

De esta forma contactaron con CertiMatch expertos en Confianza Digital quienes explicaron que la normatividad para dar certeza legal a los documentos digitales ya existía en México a través de la NOM-151-SCFI-2016 una norma mexicana vigente desde el año 2017 que establece los requisitos para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos.

CertiMatch resolvió muchas preguntas de los abogados de Acerta, explicaron alcances y beneficios y confirmaron la posibilidad normativa y técnica para implementar este tipo de soluciones ya que la tecnología estaba debidamente acreditada y desarrollada con la certificación electrónica.

“Al escuchar sobre la NOM151 nos dimos cuenta que la normatividad estaba preparada para llevar toda nuestra documentación a un formato digital conservando su validez jurídica.” ~ Santiago Rodríguez Director General de Acerta

Solución propuesta e implementación

CertiMatch propuso iniciar con un proyecto de servicios para la digitalización certificada bajo la NOM151 de todo el acervo documental de Acerta utilizando un procedimiento que garantizaba la seguridad y confidencialidad en el manejo de toda su información.

Propuso además un sistema para la gestión documental con la posibilidad de eliminar en el mediano plazo el uso de papel dentro de la organización.

La implementación de la solución se llevó a cabo en cuatro fases con una duración total de 12 semanas en las que CertiMatch partner del proveedor de Servicios de Certificación Edicom, digitalizó y certificó toda la información sensible de Acerta.

La digitalización inicial consistió en alrededor de 500 expedientes de 200 hojas cada uno, con la posibilidad de continuar con este proceso gracias a la línea de digitalización que fue montada de forma permanente en las oficinas de Acerta para digitalizar otros 4,500 expedientes.

Para conocer los detalles técnicos del proyecto de digitalización certificada en cuatro fases en Acerta descarga el siguiente documento: Caso de Exito: Empresa de TI sin papel gracias a la NOM151

Resultados obtenidos

Acerta cuenta hoy con una base documental digitalizada, segura y certificada con herramientas de confianza digital y bajo la NOM151 en los casos que corresponde, lo que les da certeza de que sus documentos más valiosos son copia fiel de sus originales, que tienen validez legal, y que pueden ser conservados en el tiempo gracias a sus constancias de conservación.

Este proyecto le dio nueva vida al sistema de gestión documental con el simple hecho de que los documentos contenidos y gestionados en él ahora tienen validez legal.

La Norma incluso va más allá y permite que Acerta, si así lo desea, haga la destrucción de sus documentos físicos para conservar solo las imágenes digitales certificadas y las constancias de cotejo, con los consiguientes beneficios de liberación de metros cuadrados de archivo que pueden utilizarse para otras actividades y negocios.

“CertiMatch Confianza Digital demostró experiencia y capacidad en todo el proceso de digitalización certificada. El proceso fue rápido, profesional y eficiente. Estamos muy contentos con los resultados”. ~ Santiago Rodríguez Director General de Acerta